海南省人民政府办公厅关于印发《海南省行政机关公文处理实施细则》的通知

第一章　总则第一条　为使全省国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔1993〕81号），结合本省实际，制定本实施细则。第二条　行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，发布行政法规和规章，采取行政措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。各部门、各单位机关工作人员，必须正确运用这一重要工具，为本省的改革开放和开发建设服务。第三条　全省各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。第四条　全省各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，不断提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。第五条　公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第六条　全省各级行政机关的公文工作，应当贯彻“党政分开”的原则。凡属行政机关职权范围内的工作，不得以行政机关名义向党组织行文。行政机关公文，不得对党的组织作指示、交任务。第七条　全省各级行政机关的公文处理工作，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。第二章　公文主要种类第八条　行政机关的公文种类主要有：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

（二）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（三）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（四）指示

适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

（五）公告、通告

“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（六）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者***同执行的事项；任免和聘用干部。

（七）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（十一）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（十二）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。第三章　公文格式第九条　公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

（一）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。

（二）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的密级标注在首页右上方；函件的密级标注在眉首横线左下方。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

（三）紧急文件应当分别标明“急件”或者“特急”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

如既是秘密公文、又是紧急公文，则先标明紧急程度，后在其下方标注秘密等级。

（四）发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标注主办机关的发文字号。文件的发文字号一般标注在文头（版头）之下、横线中央上面；函件的发文字号则标注在横线之右下方、标题之上。

凡以行政机关名义制发的公文，由其办公厅（室）统一编号。

（五）上报的公文，应当在首页注明签发人姓名，并标注在发文字号右侧适当位置（发文字号可适当向左移）。

（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关是指收受、办理公文的单位，列在正文之前（即抬头）；抄送机关是指与公文有密切关系的单位，列在主题词之下。

（八）正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。

（九）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

（十）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人签发的日期为准。凡注明会议通过的，以通过日期为准。电报以发出日期为准。

（十一）公文除会议纪要外，都应当加盖印章。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下骑年盖月。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章，将主办机关印章排列在前。

（十二）公文如有附注，如“此件不得登报”等字样，应当标注在成文日期左下方、主题词之上，并加括号。

（十三）公文一般应当标引主题词。主题词应当准确反映公文主要内容，并统一在《国务院公文主题词表》中选用。主题词按类属词、类别词、文种的顺序排列，不得超过5个，并标引在公文末页下端、抄送范围上方。

（十四）公文抄送范围标注在主题词下方位置。

（十五）公文一般应当有印制版记。印制版记包括公文制发（翻印）单位名称、制发（翻印）日期和印刷份数。制发（翻印）单位名称、日期和印刷份数置于公文末页下端。