邮寄告知函注意事项

1、函件的内容要清楚明确,要将事情的缘由写清楚,如果双方之间有合同,要写明合同约定条款,收件人违反合同约定的行为,应当承担的责任,履行义务的具体内容及期限,如果收件人不履行相应义务寄件人将会采取的措施等,都要在函件中明确告知,以便下一步措施的采取。

2、函件发送的方式,建议采取正规官方的方式,因为此种方式的效力最高,最能得到相关裁判机构的认可。依照司法判例,通过国家正式快递公司的邮寄方式已经得到了司法的认可,而且比其他邮递方式的效力更好。

3、邮寄的地址建议以合同中预留的地址为优先地址,如果合同中没有预留地址,建议在企业信用信息网站上查询注册地址,按照网站上的地址寄出,或者派专人将函件送至收件人的地址,并录像记录送达过程。

4、邮寄函件时,除了写明收件人的信息和地址外,还要在封面上写明函件的名称,注明投递物品的名称,例如某某催款函、某某告知函、关于某某的通知函叮称等,切败闲够记,一定要写明函件的主题名称。

5、除了保留快递底单外,注意,底单上要加盖邮戳,还要拍照留取相应邮件证据,要将函件内容与填写完毕的快递单、信封拍在一张照片上,同时要在官网上查询快递的状态,时时关注,看是正在投递、已签收还是拒绝签收斤沃并退回,要将相应状态进行截图并保留下来,留作证据。

6、待函件发送出去,签收或退回后,建议与收件人电话或信息沟通,确认函件的真实状态,并进一步为函件的签收或拒收进行佐证。