预付货款对进口商的风险及风险防范

预付账款风险及防范热

作者：吴桂莉

关键词：预付账款；信用；风险 ?

1 公司简介?

内蒙古某有限公司于2007年3月21日在包头市注册成立，于2007年5月25日正式投产。公司注册资本为1 000万元。由于不同行业用户、不同的使用条件,需要采用不同的生产工艺和配方，企业只能采取订单式生产。由于企业刚刚成立，作为大型重工业生产型企业，初期投入很大，在生产技术和工艺上也存在很大的不足，企业的订单又很少，所以截止到2008年3月该企业的累计亏损达到600多万元，其中预付账款有200多万元。但在生产技术和工艺的不断进步中，又有更广阔的发展前景。?

2 公司加强预付账款管理的必要性

截止到2008年3月31日，该公司累计存在200多万元的预付账款。反映该企业资产负债表的资产部分内容，如表1所示。?

由于预付账款是事先付款，势必存在一定的风险，它是购货企业向供货企业提供的一种商业信用。预付账款在保证商品购入的同时也形成了预付账款风险，主要体现在：?

2.1 预付账款一旦逾期，容易产生坏账的风险?

在竞争激烈的市场中，货款一旦付出，各种可能的情况随时会发生，预付账款一旦逾期，就有可能成为呆账、坏账，给企业造成损失。由于大量的预付账款变成坏账，可见预付账款给企业造成的严重后果。在2007年6月中，该公司有一笔付到山西怿瑞德贸易有限公司的预付款118 500元，但由于这家供货企业所提供的原材料不符合合同规定，造成退货，也严重影响了企业的生产经营。内蒙古某有限公司2007年12月通过法律手段，花了2万多元的诉讼费，赢了官司，但截止到现在该公司也没有收到预付货款的返还款和违约赔偿款，严重影响了企业的资金流通。?

2.2 在企业流动资金偏紧的情况下，预付款占用企业流动资金影响了企业资金的周转?

内蒙古某有限公司由于所生产产品的特殊性，企业销售的商品必须经过试生产的过程才能看到产品是否符合要求，再加上企业刚成立订单少，所以企业销售产品的所收回货款很少。在企业流动资金偏紧的情况下，预付款占用企业流动资金影响了企业资金的周转，一旦收不到所购的货物又不能及时收回预付款的话，将加剧企业资金周转的困难，造成货币资金短缺，迫使企业通过银行或其他途径融资以维持正常经营。

3 公司预付账款形成原因分析?

预付账款通常是企业支付货款的常见方式，购货企业为了购入急需的商品，往往根据货款的总价事先支付给供或单位一定比例的货款(也有把预付账款当定金的)，日后随着商品货物进入企业再支付剩余的款项。成立不久的内蒙古某公司由于管理不完善、制度不健全造成了累计200多万元预付账款的存在。这里可以通过该公司的预付账款明细账进行分析见表2。?

截止到2008年3月31日，该公司累计存在200多万元的预付账款。该笔预付账款中主要包含企业事先预付部分货款，但由于供货企业所提供的原材料质量不合格而退货，可到现在还没有收到供货企业退还的预付款项；还有部分预付货款，企业也收到了所提供的原材料和服务，但企业没有收到发票的预付款；财务人员将科目记录错误的而造成的预付款项，等等。构成该企业大量预付账款的主要原因如下：?

3.1 企业刚成立，还没形成良好的信誉?

由于企业刚刚成立，还没有在社会和市场中形成良好的信誉，前期又需要投入大量的资金而造成资金流通有困难。企业生产产品时所需的主要原材料为氧化铝和氧化锆的单价都特别高，并且所需数量都特别大，供货企业害怕收不回资金，所以与供货企业签订合同时，供货单位一般要求预付部分货款。供货企业在签订合同前,所提供的样品经化验室检测是符合生产要求的,但所收到的原材料就不符合生产要求，只能退货。但又不能马上收到事先的预付款。这样既影响了生产，又对企业的资金流通产生影响。例如，2007年10月15日，内蒙古建安电熔耐火材料有限公司有一笔付到山西怿瑞德贸易有限公司用来购买氧化铝的预付款110 000 00元，但由于这家供货企业所提供的原材料不符合合同规定，造成退货，严重影响了企业的生产经营。至今为止，也没有收到这笔预付款的返还款，给企业的资金流通也造成了影响。该笔业务的凭证如下：

3.2 企业财务人员对基础理论知识不熟悉?

在内蒙古某有限公司的实际会计核算中,财务人员对会计基础理论知识不熟悉，误将购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款列支在“预付账款”科目中。认为只要是预付的各种款项,均应在“预付账款”科目列支,对“预付账款”科目含义存在误解。在内蒙古某有限公司预付账款中有300 487元的工程款和201 345元的设备款。例如，2008年3月2日，该公司用银行存款支付在建工程款?8 672 110?元，财务人员误将这笔款项记在了预付账款下。该笔业务的凭证如下：

3.3 不能及时催回发票?

内蒙古某有限公司预付的部分货款，在原材料已经入库的情况下，采购人员没有及时地将发票催回，也只能将这部分货款长期挂在预付账款上。另外，企业收到原材料记账时，将这部分原材料又记在“应付账款——暂估”上。造成企业“应付账款”和“预付账款”中重复记的同一供货商，使得内蒙古建安电熔耐火材料有限公司的账务很乱。?

3.4 供货单位少?

企业所需的主要原材料的化学成分要求很高，国内没有这种符合生产要求的原材料，只能从澳洲进口这种原材料。这就决定了企业的选择余地比较小。内蒙古某有限公司目前只和天津庆灵工贸工有限公司有合作关系，为了满足生产需要，造成很被动的接受事先付款的要求。 ?

4 公司预付账款风险防范的建议?

由于建安公司造成大量预付账款的存在，这对该公司的资金周转和以后的发展都是不利的，所以该公司必须从事前控制、事中控制、事后控制来加强公司预付账款的风险防范控制。?

4.1 建立信用管理组织，进行预付账款风险评估?

内蒙古某有限公司应建立和配备专门信用管理组织，进行预付账款风险评估。当企业决定预先支付货款时，必须先对对方的信用状况作深入了解和评估，做到心中有数，才不至给企业带来预付账款的风险。而对信用的了解，最好由企业建立专门的信用管理机构或组织进行。这个机构或组织由总经理、法律顾问、财务人员、采购人员等组成。因为信用风险管理是一项专业性、技术性和综合性较强的工作，由多方专业人员组成的专门机构或组织来把关，在实施预付账款前首先进行风险评估，作为预付账款的前提条件，方可预防风险。?

4.2 加强内部控制制度，监督预付账款的实施?

该公司应加强企业内部控制制度来完善自己的不足，因为有了信用评估和信用调查，并不等于万无一失，严密的内控制度才是避免风险的重要保证。特别是对预付款金额较大的，以及新的合作方，必须经过严密的内部控制程序和集体决策确认，或者由收款方提供担保后才可付款。同时严格制定、审查合同条款，如风险一旦发生，能使自己占主动地位，有利追索；在实施付款时，应由采购人员根据合同提出付款请求，经财务人员审核，再经总经理同意并授权财务部门予以付款。实行健全内部控制度，可有效防止某些人员钻内部控制制度不严的空子而造成的风险。?

4.3 应加强财务人员的培训，增强理论知识?

避免将购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款列支在“预付账款”科目中等类似情况，根据企业有关的会计制度规定,预付账款科目核算企业按照购货合同的规定而预先支付给供应单位的款项。该科目属于流动资产类科目,用来核算购入存货时形成的预付款。而内蒙古建安电熔耐火材料有限公司误将采购机器设备、厂房的预付款项或预付在建工程款属于固定资产类核算的对象,应当根据其性质用“固定资产”或“在建工程”科目核算。?

4.4 寻找更多的原材料供应商，避免被动的接受事先付款的要求?

内蒙古某有限公司随着企业不断的发展，原材料的购进不能只和一家企业建立合作关系。应扩大从国际上寻找原材料的进货渠道，以免影响资金的周转和生产。?

4.5 预付账款的跟踪和责任考核制度?

预付账款一旦付出，企业应当落实责任人并全程跟踪，责任人应及时了解掌握对方的信息，深入现场善于发现问题，一旦发现有欺诈行为，应当及时采取措施或通过法律途径进行追索。在建立责任人跟踪制度的同时，实行对责任部门、责任人进行绩效考核及奖惩挂钩的制度。?

4.6 建立和调查供应商信用档案，防止预付账款上当受骗?

在市场经济条件下，供货商的情况比较复杂，因此内蒙古建安电熔耐火材料有限公司必须建立对方的信用档案，制定完整的历史信用记录，对供应商进行信用跟踪调查。如果企业不注重信用跟踪调查，会增加企业的财务风险。社会上确有一些企业和人员以经营为幌子实行诈骗，屡屡得逞的原因正是由于企业不注重信用跟踪调查，轻信对方所致。因此在向供货商预付账款之后，必须跟踪调查其信用状况，防止预付款后上当受骗。?

4.7 制定严格的管理制度?

4.7.1 建立健全预付账款管理责任制度。财务部门工程管理人员负责预付账款中的设备管理工作,材料核算人员负责预付账款中的材料借款管理工作,供应部门负责预付账款的清查催收工作。通过加强对预付账款的管理,加速资金周转,提高资金使用效益。

4.7.2 建立预付账款的控制制度。发生预付款项时必须签订合同,合同经各有关部门会签后,上交一份财务部备查。同时为了节约货币资金的支出,供应部门应按照经部门主任、总会计师审批后的购货合同的规定,办理预付账款支付手续,严格控制各种预付款项的额度。未签订购货合同的业务不得发生预付账款, 外委工程不准发生预付账款。?

4.7.3 建立预付账款台账管理制度。财务部门应与客户协商,要求客户建立预付账款台账,详细反映各客户预付账款的增减变动、余额、发生时间、对方负责人、经办人、目前对方的经营状况、预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等信息。对各种预付款项,应按照购货协议或合同的规定,按单位或个人名称、债务单位、个人或供应单位名称设置有关的明细账并详细记载。同时将购货合同、签证单和台账一同保管,形成完整的档案。?

4.7.4 建立健全预付账款清理责任制度。按照供货合同或提供劳务合同的协议,指定专人做好结算和催收工作,制订工作计划,按期定额回收,防止可能的意外和损失发生。供应部门经办人要按购货合同规定的时间组织交货,验收入库,并在7日内报销。如超过报销期限,每天按预付金额的千分之三收取经办人资金占用费。财务部门对所发生的预付账款如有确凿证据表明其不符合预付账款的性质,或因供货单位破产、撤销等原因已无望再收回所购货物的,应将其转入其他应收款。 ?

4.8 企业的法律部门应积极介入预付款的善后处理?

对于已经造成预付款无法收回的状况,企业法律部门必须及时介入预付账款的催讨、协商、沟通直至进入法律程序。业务部门、财务部必须全力配合,提供相应的供应商信息及账务往来资料,及时追讨未收回的预付款,以使企业损失降到最低。?

总之，加强责任教育，树立培养高度的责任感是不可缺少的对策。大量逾期预付账款的产生，就是缺乏高度的责任感，在发生预付款的初期不重视，追讨不利直至发生坏账。在追讨方面，运用法律手段不够，往往在时效快要丧失时才立案诉讼，这时对方的财务状况已严重恶化。大量逾期的“预付账款”根据企业有关的会计制度规定超过一定的期限将转入“其他应收款”账户中进行核算，再过了一定期限企业还是没有收回，将会记入“坏账准备”中，从而会影响企业的利润。?

综上所述，预付账款的风险直接关系到企业的资金周转、经济效益甚至生死存亡，应引起我们的足够重视。为有效规避预付账款的风险，应把防范措施落实到实处，而建立信用决策制度和跟踪责任制度，加强内部控制制度和逾期预付账款的追讨制度，是把预付账款风险降低到最低程度的有效办法。