审计署办公厅关于印发《审计署机关文书档案管理暂行规定》等文件的通知

第一章　总则第一条　为加强机关文书档案管理工作，更好地为机关工作服务，根据《中华人民***和国档案法》和《中华人民***和国档案法实施办法》，结合我署实际情况，制定本规定。第二条　本规定所称的“文书档案”是指本机关在行政管理活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。第三条　文书档案工作是机关工作的重要组成部分，是维护机关行政管理活动真实面貌的一项重要工作。建立与管理文书档案，是机关档案部门及各单位的一项重要职责。第四条　审计署文书档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下开展工作，并随时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。第二章　体制、机构和主要职责第五条　文书档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。第六条　审计署办公厅是本机关档案业务主管部门。署机关各单位的档案工作分别由办公室（综合处）负责，根据工作需要，须配备专职或兼职的文秘人员。第七条　机关档案部门对文书档案的管理职责如下：

（一）贯彻执行国家档案工作法律、法规、建立健全机关文书档案工作规章、制度。

（二）集中统一管理机关文书档案，随时提供利用，为机关领导及各项工作服务，为党和国家积累档案史料。

（三）组织、指导、监督、检查机关各单位行政文书的立卷归档工作，确保案卷质量。

（四）进行档案业务培训与经验交流。

（五）办理领导交办的其它有关档案业务工作。

（六）按规定向中央档案馆移交应进馆的档案，做好库存档案的保管、鉴定、销毁工作。第八条　机关各单位文秘人员的主要职责是：

（一）收集、整理、保管本单位在日常工作中形成的文件材料，为年度立卷做准备。

（二）办理本单位文件材料的登记、借阅与转递。

（三）做好借阅文件的催还及需立卷事项材料缺件的索要工作。

（四）做好文件材料的分类、组合、排列、编目等整理工作。

（五）做好文件材料的　安全、保密、保护工作。第三章　文书档案的收集与立卷第九条　上级领导机关针对我署下发的、有关平行机关抄送的及署机关各单位在执行行政管理职能中形成的文件、电报及其它有关材料均属文书档案收集范围。主要文类有：

一、上级机关及平行机关发送的文件。

1．中发、中办、厅字、中委、国人等注有发文号的文件，中办通报等资料，由办公厅值班室负责收集，移交档案处。

2．国发、国办、国务院令等注有发文号的文件，国阅、国函、国办参阅等资料，由办公厅办公室负责收集，移交档案处。

3．联合发文。

（1）有关部委与审计署的联合发文，由办公厅秘书处负责向档案处分发。

（2）审计署与有关部委的联合发文，由文件承办单位负责收集、立卷。

4．有关部委文件由署内各归口单位负责收集、立卷。

二、审计署文件、电报。

1．党组发文：按国档局规定，机关各单位应将原稿与印件交办公厅值班室，由值班室负责收集、立卷。

2．署发文、署发电：由文件承办单位负责收集、立卷。

3．厅发文：由文件承办单位负责收集、立卷。

4．其它有保存价值的、具备指导、依据、取证、查考、借鉴作用的文件材料，均由承办单位收集、立卷，其归档范围见《行政管理文件材料立卷归档办法》。

5．审计署出版的各种年鉴、汇编等资料类书籍由办公厅档案处负责收集。

6．以各单位名义印发的未注有发文号的文件及下属对口单位报送的备案性材料自行保存。

7．为方便档案利用和减少磨损，有些重要文件如：上级领导机关发文、平行部门的联合发文、署发文、厅发文等，需实行双套制，除机关承办单位负责收集立卷外，办公厅秘书处还应视情况向档案处分发1－2份。第十条　机关档案部门接收的档案，应符合以下基本要求：

（一）应归档的文件材料齐全、完整；

（二）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；

（三）归档的文件材料，保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。第十一条　机关各单位应在每年6月底前将上一年度的文件收集齐全，按规定立卷，向档案部门移交。