文书的含义

一般语言工具书都告诉我们：文书一词有两个含义。其一，各类机关或其他单位中从事文件收发、运转、催办、拟办、缮印、立卷、归档等工作的人员；其二，各类公文和私文的通称。

一、文书的含义 文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。古往 今来，人们通过书写和制作文书来记录信息，利用传递文书来彼此相互交流信息， 利用公布文书对公众发布信息等等。可见，文书是人们用来记录信息、交流信息和 发布信息的一种工具。文书包括私人文书和公务文书两种。所谓私人文书，就是指 个人或家庭、家族在自己的活动中或私人相互之间的交往中形成和使用的私人书 信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿以及房契、地契等。私人文书不是本书研 究的重点。那么，什么是公务文书呢？关于公务文书，《国家行政机关公文处理办 法》中曾下过一个定义，就是指传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和 规章，施行行政措施，请示和答复问题，指示、部署和商洽工作，报告情况，交流 经验的重要工具。公务文书是本书研究的主要内容。

二、文书、公文、文件 ，在机关单位中常常出现文书、公文和文件三个概念同时使用的情况，现 在，我们对三者作简要分析。

文书，从广义上来讲，是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为 了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料。也就是说，一切书面文 字材料，都可以称之为文书。从这里可以看出，文书所包括的范围是很广泛的。现代办公室文书写作大全书一词，在《汉书·刑法志》中有“文书盈于几阁，典者不能遍睹”的叙述。唐代 元稹在《望喜驿》诗中有“满眼文书堆案边，眼昏偷得暂时眠”的句子。这里的 “文书”，指的就是公务文书。此外，还有用于民间的傅别、书契之类，亦称“文书”，常有“恐口无凭，立此文书为据”的说法。故古代文书有公用和民用两类。 可见，古代文书的概念和现代的基本相近。

公文，是指公务活动中形成和使用的文书，或者说处理公务所使用的文书称之为公文。公文一词，出现于东汉末年和三国时期。《后汉书·刘陶传》说：“州郡忌 讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。”在《三国志·魏志·赵俨传》中也有“辄 白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”的记载。从此以后，公文就成为公务文书的统称了。

文件，是指机关、团体、企事业单位之间，正式行使的具有统一格式和行文关 系的公文。它是公文中的一部分，或者说是公文中的主要部分。“文件”一词，出 现得较晚，据查考，在清代末年才开始正式使用。当时在清代外交文书中，常常提 到“交涉文件”、“往来文件”、“公布文件”等等。到了民国时期，文件一词使用得 更广泛，更普遍了。 综上所述，文书、公文、文件这三个词的含义基本上是相同的。但严格地说， 它们之间既有含义宽窄之差，也有习惯称呼之别。三者之间的差别，不在其内涵， 而在其外延。根据习惯的称呼，它们在不同的地方，或用文书，或用公文，或用文 件。我们习惯说“文书工作”而不说“公文工作”或“文件工作”，习惯说“文书 处理程序”而不说是“文件处理程序”，习惯说“中央文件”而不说“中央文书” “中央公文”。习惯用语，是约定俗成的。我们在这本书中，也尊重习惯用语，在不 同的地方，分别使用了“公文”“文书”“文件”三个词。

三、公务文书的特点

（一）公文是由法定的作者制成和发布的 公文不是谁都可以随便写的，它是由法定的作者制成和发布的。所谓“法定的 作者”，主要是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务的组织。行政机 关、群众团体、企事业单位，都是依据法律、条例、章程、决定、决议等建立和合 法存在的，他们都是法定的作者。 从国家机关来说，依据《宪法》第八十九条，国务院可“根据宪法和法律，第一篇应用写作概论定行政措施，制定行政法规，发布决定和命令”。依据《中华人民***和国地方各级 人民代表大会和地方各级人民政府组织法》第三十五条，县以上的地方各级人民政 府可“规定行政措施，发布决议和命令”。也就是说，国务院和地方各级人民政府， 依照两个法的相应条款，有权规定行政措施，发布决议和命令。 公文的作者主要指的是发文的名义。在现行公文中，有的是以机关名义发的， 如国务院文件，某省人民政府文件；有的是以机关某一部门的名义发的，如中***中 央办公厅文件，某省委办公厅文件；有的是以国家领导人或机关首长负责人的名义 发的，如人大常委会委员长、部队首长发布的命令、嘉奖令，学校校长发布的任免 通知等等。这里需要注意，用国家领导人或机关首长的名义发布的，是领导人行使 职权的一种表现，该领导人的职务，是经过委任或经过选举程序后，由上级批准的。因此，他们也是法定的作者，并不是以个人的身份出现的。至于按照机关内部 的分工从事公文撰拟的人员，不能视为公文的法定作者。 另外，非法定作者无权制发公文。假托名义伪造公文，要受到法律的追究和惩罚。

（二）公文窟有法定的权威和效力 公文作为机关的喉舌，可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威，可以作 为工作的依据。如中***中央文件，是代表党中央的意见的。通过中央文件制定和传 达的党的路线、方针和政策，是各条战线工作的依据和准绳。又如，国家行政领导 机关发布的文件，代表了人民政府的职权和意图，具有行政领导和行政指挥的权威，它是通过一定的立法程序产生的，违反了就要受到法律制裁，这就是法定的权威性，也叫做法规的强制力。公文具有特定的效用。即它总是为了现实的特定工作或为了完成特定的现实任 务而作的。这种特定效用又叫现实执行效用，简称现行效用或时效。可见，公文的 效用具有一定的时间性，可以说没有一份公文是永远有效的。虽然有的公文具有历 史文献的价值，但从总体上来说，它还是着眼于现实效用，它是在现行工作中形 成，在现行工作中使用，为推动现行工作服务的。一旦某项现行工作完成了，该项 工作中所形成并使用的公文材料其作用也就随之结束，并将它们立卷归档。 文件的现行效用，从每份文件来说，时效的长短不等，没有统一固定的期限。有 的时效长达几十年，如法律性文件、长远规划等；有的时效很短，如具体事项的通知 等；有的时效期限不明显或并无确定性，如某些政策性指示、法规性文件等等。

狭义文书

不过，人们在日常工作中，在用语习惯上，说到“文书”时，是不包括私用的文字材料在内的。《辞海》上说的“各种公文的通称”(1979年版，1533页)即是一例，这也就是狭义的文书的概念。

《辞海》上说的“文书”是狭义的，而《现代汉语词典》上说的(“指公文、书信、契约等”)却基本上是广义的，但小于“公文+私文”所涵盖的范畴。这对一般读者来说，只会造成思想的混乱，而无助于文秘知识的普及和这方面研究工作的深入。