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企业合同管理制度设计
林清达
（中国石化福建炼油化工有限公司，泉州，362117）
摘要：合同是企业从事民事法律行为的书面凭证。搞好合同管理，对于维护企业合法权益具有重要意义。文章探讨了合同管理制度的设计原则，分析了合同管理过程的各个环节，提出了企业合同管理制度的具体设想。
关键词：企业 合同 管理制度 设计
1 搞好企业合同管理制度设计的意义
1.1 经营环境变化要求企业搞好合同管理工作
由于我国加入WTO，大多数企业在可预见的将来,在企业所在地一方面可向国际市场采购资源，另一方面向国内国际市场进行营销活动，面对的是范围更广泛、更不确定的伙伴，签订合同时，合同条款的内容上会发生重大变化。过去合同基本上是国内合同，其条款内容简单，基本没有争议解决、保险、法律适用、合同文字等内容。现在合同条款内容复杂，有争议解决、保险、税费、法律适用、合同文字等内容。过去一般不约定合同纠纷的解决办法，一旦发生纠纷，就到合同管理部门或人民法院解决。现在由于企业认识到仲裁对其商业秘密的保密功能和纠纷处理在时间和费用上的经济性，特别是随着我国法制的进一步完善，越来越多的企业在合同纠纷的处理安排上选择仲裁条款。
1.2 合同本身在企业经营管理中的地位决定企业必须搞好合同管理工作
随着社会主义市场经济体制的进一步完善，企业作为经济活动主体在市场中，独立承担经营风险，决定其自身的命运。是发展还是破产，很大程度上取决于其经营者的行为。企业在对外发生民事法律行为时，是通过签订和履行合同实现物流和资金流的流转，从而获取利润并获得发展的。一句话，合同是企业从事民事法律行为的书面凭证。如果说合同法是经济宪法的话，那么合同是企业经营管理的基本工具。合同管理的好坏，决定了企业在其可控范围内能否有效保障其自身合法权益。
因此，搞好合同管理，对于维护企业合法权益具有重要意义，而如何设计合同管理制度，则更是其中一项基础性工作。
2 合同管理制度的设计原则
合同管理制度是企业为使其所签署的合同得到顺利履行，其合法权益得到有效保障而设计的，因此在设计时要具备预防性、前瞻性、可操作性和开放性。
（1）预防性
预防性是指根据该制度进行操作，能有效堵塞合同在签订和履行过程中各种漏洞，保证合同在签订后得到预期而有效的履行，降低各种法律风险。如通过授权指引落实合同责任人；通过会签对合同进行专业审查，降低合同存在漏洞的机会；通过责任追究，减少代理人玩忽职守和以权谋私的几率，解决合同代理人尽职方面的问题。
（2）前瞻性
前瞻性是指制度的制订要考虑国家立法的趋势，做到合理合法。如我国合同法规定的合同保全措施目前在程序上仍存在不足之处，可考虑在订立合同时约定由债务人在签署或履行合同的过程中提供其债务人名单和债权情况，作为债务人合同担保的补充形式。
（3）可操作性
可操作性是指该制度要结合该企业实际制订的，能用于实践中并发挥应有的作用，而不是为制订制度而制订制度。要通过分析企业主要合同的种类及可能存在的管理漏洞，来制订管理制度，对于重点和难点问题给予应有的注意；同时通过对执行中存在的问题进行分析，修订不合时宜的规定。如公司处于筹建基建阶段的制度和生产经营阶段的制度应有所差别；筹建基建阶段因采取的基建管理模式不同而有所不同。在合同时间、金额、性质上，不同性质、规模的企业有不同的合同管理标准。如投资性公司对投资性合同习以为常，而生产经营企业却难得碰到。
（4）开放性
开放性是指制度在运行中能自我发现缺陷，并通过一定的程序对该缺陷进行修复。如通过对签订中或履行中合同的评估，特别是对纠纷的评估和处理，发现合同或合同管理制度存在的缺陷和问题，然后通过一定程序进行修订。
3 合同管理过程及其环节
合同要经过签订、履行、文本归档等阶段（其管理流程如图1），所以合同管理制度在设计时要从合同签订、履行、归档和制度本身的完善方面进行考虑。
合同酝酿阶段合同酝酿阶段
签订阶段是合同管理的第一阶段。这个阶段尤为重要，能否防范风险，主要在这一阶段。因为，在这一阶段，要落实合同对方的信誉和合同条款内容。而合同对方是否重信誉，合同条款是否严谨，是合同能否顺利履行和法律风险能否有效控制的保障。在本阶段，通过招标投标选择合同对方，通过扩大合同对方选择范围和对合同对方主体资格和合同条款的评估，来降低对方违约风险。
履行阶段是合同管理的第二阶段。这个阶段也重要，需要作好内部交接工作，落实担保措施，对合同履行中出现的问题采取措施，来降低对方违约风险。同时可通过评估发现合同在签订阶段存在的问题，反过来对下一个合同的签订和合同管理制度的完善提出依据。在本阶段，要建立合同履行的监控机制，督促企业内部各相关部门和对方按合同约定全面适当履行，使合同履行中的各种信息和问题能得到有效的搜集和反馈，进一步预防纠纷的发生，并能在纠纷发生前有效预测和报警，使我们在纠纷发生时能及时、有效、从容地予以应对。在合同履行中发现异常信号，可通过行使合同履行抗辩权、合同保全、合同变更、合同权利义务转让等方式消除隐患。当然需要在决定措施时对相关措施进行利弊评估。
最后，合同履行或纠纷处理完毕，要进行合同管理制度运行情况评估。对于常规和标的额不大的合同，可通过抽查合同文本进行评估，但对于合同履行中出现异常情况的合同和标的额巨大的合同应一事一评估。评估中发现的问题要及时进行汇总，提出解决办法和措施，完善管理制度。反过来可预防纠纷的发生。
4 合同管理制度具体设想
4.1 合同谈判及签订阶段
(1)授权指引制度
授权指引是企业根据岗位职责要求规定的各岗位人员对某一事项在决策或财务上的权限。如在合同签订、履行过程中，应由谁负责谈判、签署，由谁履行，由谁督促，由谁决定变更，在制度上作一定的可操作性的规定，这一制度就是授权指引。它是根据合同金额和合同履行期限进行划分的，是授权委托书签发和合同用章的基础，也是日后合同责任追究的基础。
(2)合同汇报
合同汇报制度是企业透明运作、防止相关人员滥用职权的有效形式。具体作法是：在工作例会或专题会议上，在合同酝酿阶段，合同业务部门应对拟签订的合同、参与部门和人员及其分工、是否招标等情况进行汇报；在合同起草阶段，合同业务部门和管理部门对合同起草情况进行汇报；在合同谈判阶段，合同业务部门和管理部门对合同谈判情况包括对合同对方主体资格审查情况进行汇报；在合同会签、审批阶段，合同管理部门对合同审批情况进行汇报；在合同履行阶段，合同管理部门对合同履行情况及存在的问题、采取的措施进行汇报；在合同归档阶段，合同管理部门和纪检监察部门就合同履行情况评估和责任追究情况进行汇报。
(3)主体资格评估及对策
主体资格应包括技术方面的主体资格和商业运营方面的主体资格。对主体资格进行审查，主要依据合同标的技术要求和合同金额。如技术资格不具备，不能成为主体，但如商业运营方面不具备，可通过保证等担保形式和责任保险等手段弥补资格的不足。对于拟采取措施应报上一级批准。
(4)合同文本的准备
合同分常规合同和特殊合同。常规合同是企业日常经营管理中经常使用的合同，该类合同应力求形成格式版本，标书准备时间和要求相对简单，对已有交易记录的对手的主体资格审查相对简单。但要防止对手利用记录进行诈骗。特殊合同是偶尔使用的合同，如合资协议、技术转让协议，标书准备时间和要求相对复杂，要求相关专业人士参与。
(5)合同会签及审批制度
合同会签是公司相关部门参与合同管理的有效形式，对于杜绝违纪、维护公司利益、保证程序正当有效具有一定意义。如财务部门要审查付款、贷款条款，技术部门对合同技术条款和对方技术资格进行审查，纪检监察部门对招标过程进行监督，法律顾问对合同中法律条款全面审查。可以会议形式进行，但必须签署，如有异议，应在会议记录或合同会签审批单上标示，作为以后责任追究的依据。
4.2 合同履行阶段
（1）合同交付执行及履行情况确认
合同签订以后，合同管理部门应将合同交付执行部门执行，办理交接手续。同时执行部门应将执行中的情况反馈管理部门，以便管理部门及时发现问题的苗头，采取得当措施。强化合同交付执行及履行情况确认程序，对于克服合同管理脱节，及时有效保障企业权益具有重大意义。
（2）合同履行情况监督及其处理
合同管理部门督促执行部门适时全面履行合同，并根据执行部门的情况反馈做出适当反应。对于不适应具体情况需要变更的合同条款要及时按程序办理变更手续，对于已不需要标的物的合同依法进行合同权利义务的转移，对于存在纠纷的合同应组织相关部门做出评估，并采取相应措施如抗辩权、担保、合同保全等。
4.3 合同归档阶段
(1)合同履行情况评估
合同终止或履行完毕，合同管理部门要对该合同签订和履行各环节存在的问题和采取的措施是否适当进行评估，对存在的问题应分析原因，追查责任人。
(2)合同责任追究
在合同履行中或履行后，如发现合同内容或签署程序不合法，应追究当事人的责任。合同内容或签署程序是否合法根据合同履行情况评估报告确定。其中审批人对合同负全面责任，签署人负相应责任。有关部门对其负责的相关条款的合法性、合理性承担相应责任，如已提出异议而未能获得签署人的认同，异议部门就其异议办法内容不承担责任。未按程序和权限签订合同的，追究越权人相应责任。管理部门的当事人未能按程序进行管理，承担相应责任。业务部门的当事人对其上报的情况与事实不符、执行合同中越权承担相应责任。
(3)合同管理制度评估和修正
根据合同履行情况评估中存在的问题，检查合同管理制度的运行情况及其效果，对不适应实际情况的制度提出修订和完善意见，经过必要的程序对制度进行修正。
由于企业规模有大有小，产品千变万化，所以在合同管理制度设计上也不能照抄照搬，必须从分析目前存在的问题入手，因地制宜进行设计。