工程合同状态及其变化控制模型研究？
中达咨询给出了合同状态的定义和合同状态的数学描述方法.通过对合同状态变化本质的研究,揭示了合同执行的机理,建立了合同执行系统的自适应控制模型,给出了索赔机会识别的方法,为合同管理和合同索赔管理提供了方法论指导.
从系统论的角度来看,一个工程项目的实施过程就是一项系统工程.合同给出了工程项目实施中的条件、目标等,提供了系统工程在执行中要遵守的规则集合.
1 合同状态的概念
所谓合同状态,是指从合同签订开始到合同结束为止的整个合同实施过程中,任一时刻所对应的全部计划合同目标、当时按照合同应该具有的基本条件(合同外部的与内部的、自然的与人文的、物质的与技术的条件)等方面所包含全部要素的总和.
合同状态变化的动力来自依据合同条款而制订的工程项目实施方案.工程项目实施方案是经合同双方同意、认可的.在工程项目的实施方案中,规定了保证合同得以正常执行的人与人、人与事之间的各种关系.定义这些关系为合同正常(情况下的)规则,这些关系的集合就是合同正常规则集合.由于与合同状态有关的合同目标和合同条件是随时间在不断变化的,所以合同状态是时间的函数.
合同状态主要分为初始状态、理想状态、现实状态和目标状态四种.
合同初始状态是合同签订时,合同目标、合同条件等方面要素的总和,是实现合同目标状态的起点.
现把从合同初始状态开始,按合同正常规则推理演化出来的合同在某时刻的状态称为该时刻合同的理想状态.合同理想状态是假设合同文件被严格遵守时的一种假想的状态.
在执行合同的过程中,由于各种干扰(如合同目标的变动、前期合同目标没有实现、合同条件变化、合同规则不能被严格遵守等)的影响,实际的合同状态一般不会是该时刻合同的理想状态,而是一种与理想状态有联系但又不同的新状态.这种由于各种干扰而使合同状态偏离理想状态产生的新状态称为合同的现实状态.
当合同执行完成时应该达到的合同状态就是合同目标状态.
1.1 合同初始状态和目标状态的形成
从项目规划到合同签订的过程也是工程项目合同的形成过程,同时还形成了合同的初始状态及理想目标状态.这个过程主要应完成以下各项工作.
1.1.1 工程项目的目标[2]
在机电工程项目目标的制定过程中,业主应特别注意以下几个方面的工作:
(1)整个项目系统总体目标要求 如建成后项目系统的产量要求、产品质量要求、经济指标、环境指标等,以及项目建设的质量等级、投资、工期等.
(2)分部工程、分项工程的目标 业主应该在遵守项目总体目标的前提下,制定分部工程和重要分项工程的目标.这些目标即是项目总体目标的细化,也为工程管理、合同管理以及索赔管理提供了可操作的依据.
1.1.2 提供工程项目建设所需要的条件
工程项目建设的进行需要一定前提条件,业主在工程项目开始前必须深入研究项目实施所需的条件并落到实处.从工程项目前提条件的责任分析,项目前提条件主要分为三种.
(1)业主责任条件 这是应该由业主完成的工作.如项目的法律法规和行政手续、资金的筹措等.
(2)承包商责任条件 这是应由承包商完成的工作.如准备合格的人员、机具,制定科学合理的工程建设施工计划等.
(3)第三方责任条件 在对工程项目中业主和承包商都不能承担的风险进行有效的处理以前,工程项目是不能实施的.在一般的情况下,第三方责任的责任承担者是保险公司等.
从工程项目前提条件的具体形式分析,主要分以下几种[3]:①自然条件,如气象、地质、水文条件等;②人力资源条件,如人员数量、人员素质等;③法律条件,如与工程项目有关的法律批文、专利使用的法律手续等;④经济条件,如业主的融资、承包商的履约保证等;⑤物质条件,如有关的工程机械、工程设备、材料、能源、道路等;⑥技术条件,如与工程项目有关的技术分析报告、技术论证书等.
1.1.3 工程项目建设活动规则的制定
工程项目建设活动规则是在工程项目建设过程中各方面都应该严格遵守的规则,是工程项目建设得以顺利进行的重要制度因素.制定工程项目建设活动规则实际上是为项目建立一套运行机制,工程项目合同状态就是在这套运行机制的作用下演进的.它不仅能使工程项目建设活动顺利进行,同时还能保障各方面的利益.
合同规定的工程项目建设活动规则分为两类,一类是维持合同正常执行的,这类规则都被列入了工程项目的实施计划;另外一类是当合同处于非正常状态时起作用的规则,这类规则起矫正作用,当这类规则起作用时,往往就会发生索赔.
1.1.4 工程项目建设合同的签订
工程项目建设合同是将工程项目目标、工程项目建设所需要的条件和工程建设活动的规则有机地结合起来,形成有法律效用的文件,是进行某项工程活动的局部法(法律).工程项目合同签订时,合同的初始状态和理想的目标状态也就确定了.
前文所述的合同初始状态是从合同签订开始的.这里,可以把合同初始状态概念推广到合同执行的任意一个时刻.假设在合同执行到某时刻时,合同双方因某问题产生了纠纷,当双方就解决纠纷达成一致时,这时的状态就是代替了合同签订时的合同状态而成为以该时刻为起点的合同初始状态.
1.2 合同理想状态
由于合同的理想状态是从合同双方都同意的合同初始状态、依据合同正常规则推演来的,因此,理想状态与初始状态一样也是双方的合意.所以,合同理想状态是工程评价和工程索赔的重要依据.如果合同的规则不变,那么从合同的理想状态应该可以反推出合同的初始状态.
通常,只要合同状态偏离了合同的理想状态,就说明工程项目没有按照合同要求进行———有干扰事件发生.因为合同的理想状态是由初始状态推演出来的,所以在研究理想状态时,首先要说明与该理想状态对应的初始状态,否则合同理想状态就成了无根之木,无源之水.
1.3 合同现实状态
签订的合同实质上是合同双方对初始合同状态和目标状态的一种承诺,也是双方对工程项目实施阶段一致的愿望、期待和控制目标.然而,在工程项目合同的实施过程中,由于大型工程项目本身固有的特征、系统内部状态的不稳定性和系统外部环境的不确定性,使合同的演进没有依业主的意愿向合同的理想状态发展,而是发生偏离并向另外的合同状态发展.该合同状态由当时合同执行过程中实际存在的目标、条件和合同正常规则形成.这种合同状态就是合同的现实状态.这种现实状态是各种干扰因素作用于理想状态而形成的.由于造成合同现实状态的干扰不是合同双方的合意,因此,合同现实状态也不是双方的合意.这时,合同双方应按合同的规定,人为调整合同状态,形成合意———新的合同初始状态.在此过程中必定有索赔因素存在,一般会发生索赔事件.
从以上的分析可以看出,工程项目的实施过程,从本质上讲,就是从合同的初始状态出发,到达新的合同状态———现实状态;比较从初始状态推演的理想状态与现实状态,矫正现实状态,得到新的初始状态;再由新的初始状态出发继续实施工程,这样不断循环的过程(如图1).
由上面的分析可知,合同现实状态偏离理想状态是索赔发生的必要条件.
2 合同状态的描述
一项大型的工程项目是一个复杂的系统工程, 工程项目实施的过程就是对该系统实施控制、实现目标的过程.而合同状态的变化实际反映了工程项目建设的过程,所以,可以通过对工程项目合同的研究来了解工程项目的实施情况.下面就用系统工程的理论和方法对工程项目合同状态进行研究.
根据前文,可知合同的状态可以用合同目标、合同基本条件等各方面所包含的要素总和来描述.
设:工程项目建设合同状态可以用一组状态变量描述.写成矢量的形式[4]就是
x=[x1,x2,…,xn]T(1)
式中:x为合同状态矢量,x∈Rn;xi为合同的状态变量,i=1,2,…,n;n为维数(有限正整数);Rn为n维状态空间.
Rn称为合同状态空间.Rn中的某一点(x1,x2,…,xn),对应于合同的某一状态矢量x=[x1,x2,…,xn]T;实际上,在合同的执行过程中,每一时刻都对应于合同的一种状态,这些状态对应的点相连,就在Rn中形成了一条空间曲线.该曲线的起点对应于合同的初始状态,终点对应于目标状态.
为了实现目标状态,必须控制工程项目合同的执行过程.根据前文所述,正常情况下,合同状态发生变化的动力来自合同中规定的合同正常规则.于是,用合同正常规则来定义合同的控制矢量u
u=[u1,u2,…,um]T(2)
式中:u为合同正常规则矢量,即控制矢量;uj为合同正常规则条款,j=1,2,…,m;m为维数(有限正整数).利用合同状态矢量和控制矢量,可构造如下三元组:
(3)
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式中:xs为合同初始状态矢量,xs=[x1s,x2s,…,xns]T;xg为合同目标状态矢量,xg=[x1g,x2g,…,xng]T;F(u)为u产生的合同状态转移操作,即合同正常操作.
式(3)就是合同状态空间变化模型.它描述了一项工程项目从合同的初始状态xs转移到合同目标状态xg的控制过程.但是,由于这里使合同状态变化的是合同的正常操作,没有考虑干扰因素,所以式(3)描述的只是合同正常执行的情况,即理想的合同状态变化过程(如图2).
当存在干扰因素时,对合同状态变化过程发生作用的就不仅仅有正常规则,还有干扰因素.这时,合同状态变化的结果就不是目标状态,而是与目标状态存在一定差别的现实状态(如图3).
在三元组中,合同状态矢量xs和xg表达的是工程合同状态的叙述性知识.控制矢量u表达的是合同状态转移的过程性知识及控制性知识.所以,从大系统控制论的方法分析,三元组是知识的状态空间表达方法,是一种知识模型.
3 工程合同状态变化控制模型
3.1 工程项目合同状态变化机理
前面的分析,实际上是把工程项目合同中对工程实施有控制作用的各种关系、规则分成了两部分,一部分被列入了工程项目的实施计划,是工程正常进行中合同双方必须遵守的,这就是前面所说的合同正常规则.另一部分是工程正常进行所不必要的,这一部分的作用是在工程实施处于非正常状态下,对工程在实施起矫正作用的.这部分规则定义为合同矫正规则,由合同矫正规则组成的集合就是合同矫正规则集.
工程项目合同状态的变化实际上就是工程在合同正常规则和矫正规则的***同控制下,实现目标状态的过程.正常的情况下,工程合同状态会依据正常规则发展变化,这时得到的合同状态就是在实施工程前双方认可的理想合同状态.但是,由于工程项目在实施过程中一般都会存在各种各样的干扰因素,这些干扰因素会使工程合同的状态偏离目标状态,这样就得到了合同现实状态;由于合同现实状态与理想状态存在一定的差别,最终会导致不能实现合同规定的目标状态,因而这时就必须启动矫正规则,使合同状态回到“理想状态”,即通过矫正规则的矫正,合同双方通过利益的调整,达成对新的合同状态的一致认可.
这里提到的合同的初始状态在大部分情况下并不是合同的最初的状态,而是合同执行到某一时刻时双方都认可的现实状态.前面所说的目标状态在大部分情况下也并不是工程项目最终的目标状态,而是工程执行过程中的阶段目标状态.
3.2 合同执行系统的自适应控制模型
“自适应”的概念来自生物科学,主要是指生物,特别是人,在外部环境和条件变化的情况下,保持生物内部环境稳定与生理状态正常的性能,是生物控制系统的特点之一.自适应控制系统能在其运行环境或条件变化的情况下,保持控制系统稳定以及控制功能正常.从工程项目合同目的和工程实施的特点分析可以看到,理想的工程合同系统应该是自适应的,即,无论环境或条件怎样变化,完善的合同系统都应该能在其条款(正常规则、矫正规则)的作用下,自动地完成合同的目标———最终达到合同规定的最终目标:合同状态.
图4为一种自适应控制系统的框图.该模型中,通过对现实输出与想要得到的理想输出的不断比较,逐渐改变对控制对象的控制策略,从而得到满足要求的输出.
图5为合同执行的自适应模型.
合同开始执行时,以签订合同时的初始状态为起点,假想工程执行完全在合同正常规则控制下,业主能通过推理得到合同的理想状态;但是,合同的执行不是在真空中进行的,所以,工程项目实施的实际情况是在各种干扰和合同正常规则***同作用下进行的,这样得到的是合同的现实状态.通过对合同现实状态和合同理想状态的比较,有两种可能的结果.第一种是合同现实状态与合同理想状态比较接近(即业主和承包商对合同执行的结果满意),这时的合同现实状态就被作为执行合同下阶段的初始状态,进入工程实施的下一个阶段.第二种可能的结果是,业主和承包商对合同现实状态和理想状态的比较结果不满意.这说明干扰较严重,以致现有的合同正常规则不能使合同正常执行,从而未得到令业主和承包商满意的结果,因此就需要启动合同的矫正规则对原有的正常规则集进行修改(对原合同正常规则集进行修改、补充,组成新的合同正常规则),再用修改过的合同正常规则对工程的实施过程进行控制.
对合同正常规则的修改不是一步完成的,往往需要多次修改才能得到满意的结果.
如果合同条款全面、准确,工程项目执行过程中的各种干扰不是特别严重,那么整个工程项目就会在合同正常规则的作用和合同矫正规则的监控下,从签订合同时的初始状态自动地向最终目标状态演进,直至实现最终目标状态.
索赔就是在修改合同正常规则时发生的.从前面的分析可以看到,修改合同正常规则的原因是合同的正常执行受到了干扰,所以干扰的责任人就是被索赔的对象.另外,合同执行的自适应模型还显示了索赔的重要性———索赔是合同得以正常执行的必不可少的条件.
3.3 合同矫正规则
根据前文所述,合同正常规则是正常实施工程计划所必需的合同规则;当各种干扰致使合同执行结果不能满足要求时,仅靠合同正常规则不能使合同正常执行,就必须启动合同矫正规则.这实际上是根据合同的执行情况,从合同文件出发对合同正常规则进行修改或充实.
合同的矫正规则分两类:一类是合同中已经明确了的矫正规则,如合同中规定的必须返工的条件、允许延长工期的条件、允许增减合同价款的条件等;另一类是合同中没有规定的,但是经过双方协商、谈判所达成的某些影响合同状态演化进程或改变合同目标状态的协议的条款,如,对正常规则、工期、价款、质量标准或某些施工条件等的改变.
“规则”必然涉及到业主和承包商两方,从本质上讲意味着双方利益的分配.所以一提到“规则”,就意味着它不能仅仅依据某一方的意志而定,必须得到业主和承包商双方的同意.因此,在使用(合同中规定的)矫正规则和建立(合同中原本没有的)矫正规则时,必须得到双方的同意.在很多情况下,与矫正规则相伴的往往是业主和承包商之间艰苦的谈判,有时甚至需要仲裁机构、法律机构确认和执行.
从合同的法律理论可以知道,任何矫正规则的制定都不是随意的,它的基础是双方签订的合同的“合意”、公序良俗、现行的法律法规等.
4 结语
合同状态概念的引入很好地解决了对合同执行过程的描述问题,揭示合同执行的内在机理.通过对合同状态变化控制模型的研究,发现合同状态变化的动力来源于合同正常规则和矫正规则.完美的合同执行过程应该是在合同正常规则作用下的一个闭环控制过程,合同索赔发生在出现外界干扰时.索赔实质是对合同状态的一种矫正,是合同矫正规则发挥作用的结果.
参考文献:
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