档案数字化应遵循哪些基本原则
1、基本原则:
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到***享,以满足社会对档案利用的需求。
2、数字化对象的确定原则:
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认,只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
3、符合国家法律法规的原则:
纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
4、价值性原则:
属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
5、安全保密管理原则:
确保档案原件和数字化档案信息的安全。
6、完整性原则:
纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
扩展资料:
档案整理的步骤:
1、目录数据准备:
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等,应进行修改。
2、拆除装订:
在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
3、区分扫描件和非扫描件:
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是:无关的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不扫描原稿。
4、页面修整:
破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5、 档案整理登记:
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
6、装订:
扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。
安乡县档案局-中华人民***国行业标准纸质档案数字化技术规范