企业档案的有效对策
导语:企业的档案管理工作是衡量企业管理水平的重要标准,对企业的经济发展与管理工作的开展有着积极的促进作用,因此,必须加强企业档案管理工作,使其朝着规范化、科学化的方向发展。
企业档案的有效对策一、我国企业档案管理存在的问题
(一)管理者缺乏对档案管理工作的重视度
管理者的学识、眼界以及素质,是构建企业文化的核心。而在很多企业当中,由于管理者只注重市场发展及利益方面,而忽略了档案管理这一问题,促使很多档案管理部门如同虚设,并未充分发挥其作用与功能。随着时代的更迭、经济的进步,市场竞争愈发激烈,在这样的背景之下,加强对档案管理工作的重视已经成为企业立足、发展的根本,企业管理者应给予其高度重视。
(二)缺乏完善、有效的档案管理制度
在当今社会上,大部分企业均缺乏完善、有效的档案保密制度、外借制度、保管制度、整理制度以及收集制度等。虽然有些企业管理者意识到了档案管理的重要性,然而,由于投入力度不够,在人员聘任、执行力以及制度的建立等方面仍然不尽人意;有些企业虽然建立了档案管理制度,但是时常会发生缺乏借阅手续、档案丢失、整理资料不及时等现象,还有一些资料与数据被人为涂改,对档案的利用价值、有效性及真实性存在重要影响。
(三)缺乏信息化、现代化的档案管理机制
随着时代的更迭、经济的进步,现代化科技手段亦得到了长足的发展,然而,由于缺乏灵活的数据传递系统,促使档案管理部门形同虚设,其工作质量及效率始终难以提升。其中,缺乏先进的系统及技术支持;未能建立完善、规范化的管理系统是缺乏信息化、现代化管理机制的主要因素;除此之外,有些企业虽然建立了健全的管理系统,也给予档案管理工作高度重视,却由于未制定配套的管理政策,导致执行力不够,从而降低了档案管理工作的实际质量及效率。
(四)档案管理人员的素质、学识良莠不齐,对管理工作存在重大影响
现阶段,由于社会主义经济市场的完善与发展,很多企业对内部的投产方式及经营模式进行了大范围的变革,尤以油田企业为最,通过重组企业人资部门,聘任了很多刚刚毕业的大学生,然而,由于缺乏正确的认识,企业也并未着重培养,并未充分发挥出档案管理工作的职能及作用,导致企业信息及数据的记录、存储与处理始终处于较低的水平。
三、企业档案管理优化措施
针对档案管理存在的问题,企业应在发展生产技术与生产规模的同时,加强档案管理人员的素质建设及能力培训,建立信息化档案管理体系,优化档案利用工作,全面提升企业档案管理工作水平。
(一)加强档案管理人员素质建设与能力培训
在过去,由于科技手段发展的不成熟,档案管理工作极为繁琐、复杂,仅凭人工的力量完成,加大了员工的工作量。随着时代的发展、信息化的进步,企业引进了现代化办公技术及先进的管理设备,加之员工的有效配合,不仅减少了以往反复的工作内容,亦提高了档案管理的质量及效率。
简单来说,虽然如今已引进了现代化、智能化、信息化的档案管理设备及体系,但是,仍然需要员工辅助管理,通过增强设备和员工的配合力度,来提高档案管理工作的质量及水平。由此可见,档案管理人员的学识、管理能力以及综合素质极为重要。
企业应秉承?公正、公平?原则,系统、全面的评估档案管理人员的专业学识、管理能力以及综合素质,并将其归类,通过开展培训教育活动,来提升其管理能力及综合素质,令其快速了解档案管理实质及技术方式。聘请专业知识丰富、综合素质高的档案主管,对档案管理工作进行全面、有效的安排与指导;
除此之外,还需定期开展培训活动,了解每一位成员的能力、学识水平及擅长的业务类型,充分挖掘员工的`潜能,为其提供展示自身才华的舞台。与此同时,还应增强员工的法律意识,拓宽其眼界及知识范围,从根本上提升他们的工作素养、业务能力及文化水平。并通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强教育和培训效果。
(二)建立信息化档案管理体系
企业应从多个角度对自身的工作模式、运营特点及业务类型进行整合与分析,并在此基础之上,对传统的档案收集、归类、整理及处理模式进行专业性调整,促使其快速过渡于服务人性化、管理网络化、存储数字化、分类细致化、采集自动化这一方向,建立健全的、规范的档案管理制度,提升其办公智能化、自动化水平,实现档案管理工作的系统化、电子化及网络化。现阶段,OA系统因其自身的优势,而深受各大企业的青睐,能够定期将系统内生成的信息及数据传递到档案管理系统之内,并自动完整归档及整理工作,确保信息传送精准、及时、高效。
在建立、完善及调整档案管理系统的过程中,应按照企业档案检索目录要求、文化特征、投产运营模式以及管理特点,参考其他企业或地区建立检索目录的成功检验,建立独具企业特色的档案检索目录,并以此来实现信息的永久保存、及时传递以及高效交流。
(三)创新工作思路,适应新形势下档案工作的新要求
企业档案保管的目的是为了利用,而档案管理又是一项复杂的系统工程,这就要求档案管理人员要不断更新思想观念,解放思想,破除守旧的工作思想观念,要及时换脑筋,破除自我封闭,因循守旧,安于现状的旧观念,树立敢想"敢闯"积极主动大胆开拓工作精神。
作为企业专职档案管理人员,通过加强学习和日常工作的实践总结,必须要有扎实的业务功底和较强的管理能力和服务意识,不仅要熟悉档案业务工作的各个环节,而且还应掌握各门类档案的管理方法,夯实理论基础;勤总结、勤改进,不断创新,不断为企业档案工作注入新的活力和动力,坚持以利用为中心的业务指导思想,拓展企业档案工作的新领域走向经济建设的主战场。
就目前而言,创新可以说是提高企业竞争实力、合理配置资源不可缺少的重要因素,因此,企业管理者应给予其高度重视。传统的档案管理制度、模式及观念,过于陈旧、单一,已无法充分满足企业可持续发展的需要,所以,创新已经成为一种必然趋势。
可通过运用现代化、网络化手段,分析当前已有的档案内容,并对其进行归类与综合,及时在企业局域网发布与档案相关的信息与公告,便于资源的***享,可从根本上提高企业对档案的利用水平。
三、总结
总而言之,档案管理可谓是企业管理不可缺少的一部分,亦是推动企业现代化、网络化发展的重要力量。所以,企业档案管理工作与企业管理同步发展,只有做到同步发展,才能有效的开发档案信息资源,确保档案资源能够更好有效为企业的各项工作服务。