国家体育总局文书档案管理办法

第一章 总则第一条 为了加强国家体育总局（以下简称“体育总局”）档案工作的业务建设，实现档案工作规范化，提高档案的科学管理水平，根据《中华人民***和国档案法》及有关规定，制定本办法。第二条 体育总局在工作活动中直接形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种载体的文件材料（包括照片、录音带、录像带、软盘、印模等非纸质材料）均属归档范围。第三条 各种专门档案，如会计、基建、保卫、科技等各类文件材料，按照国家有关规定进行立卷归档。第四条 凡属立卷归档的文件材料，体育总局机关由各厅、司、局（以下简称各部门）分别立卷，办公厅集中统一管理；直属单位由各处室分别立卷，办公室集中统一管理，任何部门和个人不得分散保存档案。第二章 立卷任务的划分第五条 各部门负责本部门主办文件材料的立卷。第六条 举办全国性的单项体育比赛形成的文件材料，由主管项目运动管理中心立卷。第七条 举办全国性或洲以上的综合性运动会及其它重大国际体育比赛形成的文件材料，按照《大型运动会档案管理办法》的有关规定，由承办单位整理立卷，运动会结束后将正本或复印件向办公厅移交。第八条 参加在国外举行的奥运会、亚运会等综合性体育比赛形成的文件材料，综合性的由对外联络司立卷，技术性的由竞技体育司立卷。第九条 参加在国外举行的单项体育比赛形成的文件材料，综合性的由对外联络司立卷，技术性的由各项目运动管理中心立。第十条 两个部门以上会签的文件，由主办部门立卷。第十一条 体育总局与其他部、委的联合行文，以体育总局为主的，立卷存定稿（原稿）和正本；不以体育总局为主的，立卷存复印件和正本。第十二条 全国性重要会议形成的文件材料，由办公厅和政法司根据各自的职能分别立卷。各种专业性会议形成的文件材料由主办部门立卷。第十三条 凡经中央政治局委员、中央书记处书记、国务院副总理、全国人大副委员长和全国政协副主席以上领导同志审批、修改过的文电原稿，由办公厅局长办公室退主管部门立卷。以上领导同志有关体育工作的讲话、谈话记录、题词等，由记录人整理后交办公厅局长办公室统一立卷。第三章 立卷要求第十四条 以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则，灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特征，区别不同价值（保管期限）进行立卷。第十五条 立卷人在立卷时，必须确定文件是否办理完毕，文件、文件稿本及文件材料是否完整、齐全。第十六条 同一问题、同一会议、同一比赛、同一案件的文件以及正本与定稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，应当立在一起，不得分开。第十七条 文件和电报、电传应当按照内容的联系，合并整理、立卷，传真件须复印后存档。第十八条 一般文件放在写成年；跨年度的文件放在办结年；年度计划、总结、报表、预决算等文件放在针对年；长远计划放在针对的头一年；法规性的文件放在公布或批准的年度；非诉讼案件放在结案年；专门年度形成的文件按专门年度立卷；为某项工作或某次会议准备的文件或参考材料，应当与该项工作或该次会议的文件一同立卷。第十九条 照片、录音带、录像带、软盘、宣传品、奖品。印模等，应与相关的纸质文件材料一同归档，声像材料应标明时间、地点、内容和作者。第二十条 案卷厚度不得超过2厘米。第二十一条 卷内文件的排列按照时间顺序或重要程度排列。

下列情况的排列方法是：

（一）密不可分的文件批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后。

（二）重要文件的历次稿，最后定稿在前，其它历次稿依次排列。

（三）奖惩、信访、案件等类型的文件材料，结果、结论。判决性材料在前，依据性文件材料在后。第二十二条 编写卷内文件页号。卷内文件材料经过系统排列后，应当统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角铅笔填写页号。第二十三条 填写卷内目录。卷内目录上的各个项目应当用钢笔填写齐全，字迹工整。一份文件包括正本和定稿，为一个顺序号。文号是指文件的发文字号。责任者是指制发文件的组织即文件的发文机关，以印章为依据。标题不得更改或简化，标题结构不完整，缺少问题部分的应加以补写，没有标题的文件应当根据文件内容拟写标题。日期是指文件的成文日期。填写目录页号时，前面的各份文件只填写起页号，最后一份文件填写起止两个页号。卷内目录放在卷首。