如何写签订劳动合同意见函？
2007年6月29日十届全国人大常委会第二十八次会议表决通过了《中华人民***和国劳动合同法》，该法自2008年1月1日施行。这是自1994年《劳动法》确立劳动合同制度以来我国由全国人大审议通过的第二部调整劳动关系的法律，该法历经了全国人大4次审议修改，历时1年半。《劳动合同法》的出台施行，对企业劳动用工及用工管理带来重大影响。对这部法规，各级管理者，尤其是各单位负责人必须认真学习并将法规精神运用于日常管理工作中，方能有效减少或防止劳动纠纷，防范法律风险。
劳动合同法》主要条文学习与理解
1、《劳动合同法》调整的范围
《劳动合同法》第二条明确了其调整的范围是组织(用人单位)与劳动者建立的劳动关系，这里的劳动关系包括通过订立书面劳动合同建立的劳动关系和无书面劳动合同的事实劳动关系。
根据最高人民法院的司法解释，以下两种人员与用人单位建立的用工关系不属于《劳动法》《劳动合同法》调整的范畴：
A、本单位或其他单位的退休人员；
B、与原单位有劳动关系的人员。
2、企业规章制度制定的法定程序和生效条件
《劳动合同法》将《劳动法》规定的劳动合同内容中必备条款“劳动纪律”取消，意味着企业通过劳动纪律管理和约束劳动者的法律依据已不存在，企业要强调对劳动者的管理，必须通过制定规章制度来实现。
《劳动合同法》第四条规定“企业应当依法建立和完善劳动规章制度”，这里的依法包括两层含义，1是程序合法，2是内容合法。
所谓的程序合法是指“直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重大事项，应当经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商确定”。
企业规章制度生效的法定条件是将决定或制度“告知劳动者”。根据最高人民法院的司法解释，企业是否尽到了告知义务的证据由企业提供。因此，在制度发布或修订后，应该通过文件签字传阅等方式保留已告知劳动者的证据，以确保企业规章制度的法律效力。
3、劳动合同的签订期限受到严格限制
劳动合同的签订期限为企业与劳动者协商的重要内容，目前，普遍存在劳动合同期限短期化现象。《劳动合同法》从几方面限制签订有固定期限的劳动合同，鼓励签订无固定期限劳动合同。
A、有固定期限的劳动合同到期终止时，改变了《劳动法》不给予劳动者经济补偿的规定。《劳动合同法》第四十六条第五项规定“除用人单位维持或提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外”，终止劳动合同应支付劳动者经济补偿。
B、规定了三种情形下，只要劳动者提出即应签订无固定期限劳动合同。三种情形是：在该单位连续工作满十年；企业改制时，劳动者连续工作满十年且距法定退休年龄不足十年；连续订立二次固定期限劳动合同。其中连续订立二次固定期限劳动合同对企业的限制最为严格。
C、“满1年不与劳动者订立书面劳动合同的”，法定为已订立了无固定期限劳动合同。
4、对约定服务期作出了明确规定
《劳动合同法》第二十二条规定“用人单位为劳动者提供专项培训费用，对其进行专业技术培训的，可以与劳动者订立协议，约定服务期”。该规定明确约定服务期必须同时满足“提供专项培训费用”和“进行专业技术培训”两个条件。而企业做的常规培训和上岗前的培训，一般不视为专业技术培训。
5、限制了约定违约金的做法
在当前的实践中，企业一般通过与劳动者约定违约金的方式达到制约人员随意流动的目的。《劳动合同法》改变了《劳动法》任意约定违约金的立场，第二十五条规定 “除本法第二十二条和第二十三条规定的情形外，用人单位不得与劳动者约定由劳动者承担的违约金”。即只有提供了专项培训费用并进行专业技术培训和签订了竞业限制协议的可以约定违约金外，其他任何情况均不得约定违约金。
同时，对提供培训可以约定违约金的情形限定了违约金的数额，“不得超过用人单位提供的培训费用”。
6、劳动者解除劳动合同的规定
A、《劳动合同法》第三十七条规定“劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同”。即劳动者书面预告企业后解除劳动合同，不受企业的制约，也不承担违约责任(劳动者造成企业经济损失的应该承担赔偿责任)。这必将彻底改变当前企业通过约定违约金的经济手段和审批员工辞职书的行政手段留住员工的行为，为员工自由择业提供了法律保护，也加大了企业管理员工的难度。
B、几种企业过错情形，劳动者可以随时解除劳动合同并获得经济补偿。即“未按约定提供劳动保护或劳动条件；未及时足额支付劳动报酬；未依法缴纳社会保险费；规章制度违法损害劳动者权益；因企业原因导致劳动合同无效”等情形。
7、企业解除劳动合同的规定
《劳动合同法》第四十三条规定了企业单方面解除劳动合同的程序，要求“事先将理由通知工会”。同时，分别规定了可以单方面直接解除、单方面预知解除劳动合同和裁员的情形。也就是说，解除劳动合同必须有法律依据，没有依据不能解除。
A、企业单方面直接解除劳动合同的情形有：“试用期被证明不符合录用条件；严重违反规章制度；严重失职造成重大损害；同时与其他单位建立劳动关系对本单位造成严重影响或经单位提出拒不改正；员工原因导致劳动合同无效；依法被追究刑事责任”。
B、企业单方面预知解除劳动合同的情形有：“患病或者非因工负伤医疗期满后不能从事原工作也不能另安排工作；培训或调岗后仍不胜任工作；客观情形发生变化致使劳动合同无法履行。”依据本规定解除劳动合同的，企业须提前30日或预支1月工资并需支付劳动者经济补偿。
C、法律第四十一条规定“裁减人员二十人”或“职工总数百分之十以上，用人单位应提前三十日向工会或全体职工说明情况”，听取“意见后，将裁减人员方案向劳动行政部门报告”。
不规范用工的法律风险及防范
1、私招人员而不签订劳动合同
现象：这种情况多发生在项目部，尤其是联营项目部和外地分公司。
定性：不签订劳动合同，违法用工。
风险：A、1个月~1年未签合同，支付双倍工资，给予行政处罚，并补缴社会保险费。
B、1年以上未签合同，法定为已签订无固定期限合同(长期合同)；支付双倍工资，给予行政处罚，并补缴社会保险费。
防范：按规定自用工之日起1月内签订劳动合同。
2、无用工主体资格单位招用人员
现象：用工单位没有用工主体资格(没有工商主体资格)，以其名义招用人员，包括与其签订劳动合同和未签订劳动合同的情况。此现象主要发生在联营项目部和项目劳务分包方面。
定性：主体不合格，违法用工。
风险：A、分包或承包单位无用工主体资格，由有用工主体资格的上一级发包或总承包单位承担主体资格责任。
B、已签订劳动合同的，视为已与上一级发包或总承包单位签订了劳动合同，需补缴社会保险费。
C、未签订劳动合同的，按“不签订劳动合同，违法用工”处理。
防范：A、认真审查联营或分包单位的工商主体资格，确保其具备用工主体资格。
B、严格监督和要求无用工主体资格的联营单位按公司规定用工和承担责任。
3、违规签订劳务用工协议
现象：与有劳动关系的人员签订劳务协议，未按照政策规定的程序“与劳动者关系所在单位协商签订用工协议”。该现象主要发生在二级单位及项目部。
定性：重复建立用工关系，违规用工。
风险：A、承担因事实用工引发的各种责任，尤其是安全伤害等责任。
B、被劳动者关系所在单位作为连带被告，承担连带赔偿责任。
防范：与劳动者关系所在单位协商，由其出具同意用工书或用工协议。
不规范管理的风险及防范
1、无规范有效的考勤管理
现象：不建立考勤制度，或只有企业主观考勤而没有客观考勤证据。
风险：A、以违反企业规章制度为依据解除劳动合同时，缺乏违纪证据，导致只能延长用工时间以收集合法证据或以其他方式解除，增加解除成本。
B、发生工资等方面纠纷时，不能提供足够证据，导致企业承担不应承担的成本。
防范：每个人均应接受企业的考勤管理，考勤方式以考勤机等客观方式为主，或建立员工签到制度。客观考勤记录的原始资料应由人事部门至少保存两年。
2、拖欠或部分拖欠工资
现象：未按照企业工资管理规定中明确的工资发放时间足额发放工资。多发生在项目部。
风险：A、劳动者随时可以解除劳动合同，企业支付解除合同的经济补偿金。
B、补发工资、并支付50%~100%的赔偿金。
防范：A、按时足额发放工资；
B、通过制定制度将工资发放时间尽可能调整远些；
C、因资金周转困难不能按时发放的，通过与工会协商，可以延长一个月。
3、不规范的工资发放方式
现象：A、本企业员工由非本企业机构发放工资，而本企业没有合法的工资发放证据。此现象在派往联营项目的人员情况下较多见。
B、非本企业员工，由本企业机构造册发放工资。此现象多见于劳务分包方面的工资发放。
C、以造工资册方式向兼职人员发放报酬。
风险：A、第一种现象，因工资纠纷时，企业提供不出工资发放证据，而承担相应责任。
B、第二、三种现象，形成事实用工，企业承担社会保险及其他因用工产生的义务和法律责任。
防范：A、本企业员工工资通过本企业机构发放工资，或与员工、用工单位等签订代发工资的3方协议。
B、非本企业员工，不由本企业造册和签发工资，可通过分包款项、劳务费等方式支付报酬。
4、不及时回应或处理员工的辞职申请
现象：员工递交辞职报告，单位拖延不处理、拒接辞职书；或接到员工的辞职申请书后，未及时将员工辞职书转交人事部门处理和保管。第二种情况多发生在中高级管理人员辞职事件中。
风险：A、员工的辞职申请书于30日后自动生效，若人事主管部门因不知情未按规定时间完善离职手续和关系转移，则企业违法。
B、特殊情况下，不能提供员工主动辞职证据时，可能被员工反诉为企业提出解除合同，而被判企业支付解除合同的经济补偿金。
防范：A、用人单位接到员工辞职申请书后，应及时将信息反馈到人事主管部门，同时努力作好优秀员工的挽留工作。
B、任何员工的辞职申请书均应交人事部门作为重要证据保管两年。
5、劳动合同到期不及时完善终止或续签等手续
现象：员工劳动合同到期，用人单位不及时提出终止或明确续签劳动合同。
风险：A、员工已实质离开工作岗位，则劳动行政主管部门责令企业补办手续，给劳动者造成损害的，承担赔偿责任。
B、企业提供不出员工实质离开工作岗位的证据时，则为事实劳动关系成立，同前述“不签订劳动合同，违法用工”。
防范：按有关管理规定及时办理终止或续签劳动合同手续。
6、胸卡、工作证、员工证明等不规范管理
现象：向非本企业员工发放注明为本工作单位的胸卡、工作证或签发员工证明文件。如：向农工发放的胸卡上注明的工作单位为我企业的；企业任命文件中任命非本企业人员等。
风险：根据劳动保障部规定、最高人民法院司法解释，上述材料为判定事实劳动关系的法律证据，只要劳动者提供出上述证据，则事实劳动关系成立，而企业将承担与劳动关系有关的责任(如：社会保险、工资福利、工作伤害等)。
防范：A、发给农民工的胸卡，在工作单位一栏不能写我单位名称，只能写分包单位名称；或将胸卡中单位栏设计为总承包单位、分包单位、项目名称三栏。
B、严格管理员工证明文件的签发；对特殊情况下的任命文件要严格控制文件的发放范围、数量，并监控文件用途。
三、其他风险及防范
1、滥用用工协议规避缴纳社会保险
现象：应签订劳动合同的人员，却采取签订劳务用工协议方式规避社会保险等费用。该现象主要发生在二级单位及项目部。
风险：同前述“不签订劳动合同，违法用工”。
防范：该签订劳动合同的人员，要及时签订劳动合同，按规定办理社会保险。
2、以员工承诺的方式转移缴纳社会保险
现象：由员工书面承诺自愿要求不办理社会保险，或要求企业以货币方式发给员工，由员工自行办理社会保险。
风险：A、员工反诉企业未为其申报社会保险，劳动行政部门将判企业补缴社会保险，并承担违法责任。
B、劳动稽核检查时，被判定为不如实申报社会保险，承担违法责任。
防范：按规定办理社会保险。
3、不及时回应劳动行政部门或仲裁机构、法院的函件
现象：上述部门关于劳动纠纷、争议、调查的函件，收件部门不重视，没有在规定的时效内回函或申诉。如：不及时回复劳动者工伤认定调查函件；不及时申诉劳动纠纷争议调查函等。
风险：没有在规定时间内回复、申诉或提交证据，有关部门、机构将以劳动者的述讼材料为有效依据进行仲裁或判案。
防范：收件部门接到有关函件后，应按函件内容转交有关职能部门及时处理。注意对项目部等处理劳动纠纷能力较弱的单位，应由公司职能部门参与协调和指导。
4、单方面制定、修改规章制度、管理规定或决定重大事项
现象：企业制定、修改或决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、劳动纪律等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重大事项时，没有经过职工代表大会讨论、并与工会或职工代表协商。
风险：A、企业制度或决定的程序违法，劳动行政部门责令改正，并承担赔偿责任。
B、劳动者随时提出解除劳动合同，且企业支付解除合同的经济补偿金。（完）（本文精选自前程无忧HRblog）