公文处理过程中常见的70个问题及解决办法（一）
一、“公文”“文书”“文件”三者有什么不同？
解答文书、公文、文件这三个概念很相近，不是专门从事公文处理的人来说，很难将其严格区分。从内涵来进，在许多情况下都是通用的，且有同一性。文书的核心主体部分就是公务文书，而公务文书就是我们常用的公文；公文包括法定公文和非法定公文，而法定公文就是我们通常所说的文件。再有，在日常称呼上，这三个概念也略有区别。党政机关一般称公务文书为公文或文件，由此可见，三者在某种意义上是相同的，且内涵一致。但也有一定区别，即文书的外延较大，它包括公务文书和私人文书；公文的范围次之，它包含法定公文和非法定公文；文件的范围较窄，主要指法定公文。另外，文书是一个集合，指在各种公务活动中产生的文字材料（私人文书除外），公文也如此；而文件不仅是一个集合（指文件的全部），同时也是一个具体名词。
二、怎样修改文稿？
解答在公文写作中，文稿的修改是必不可少的重要程序。修改文稿主要是对文稿进行进一步加工创作、规范和润饰。其范围主要包括：深化主旨，审查内容，调整结构、语序、句群，修正标点符号和语句，调整格式项目等。文稿的公文修改主要把握从以下七个方面：
一看标题。标题主要由“单位名称+事由+文种”构成（有时只有“事由+文种”），主要要看标题是否完整，事由概括是否准确，文种使用是否正确。而其中相近文种混用是常见的错误，应予特别注意。
二看主旨。主要看公文主旨要求是否正确、深刻、有针对性。在此方面常见的有不切实际、失之肤浅等错误。主旨修改是一件大事，必要时应与领导或相关同志***同讨论。
三看材料。一篇文稿，材料主要根据主旨的需要来确定，所以在修改时，主要看材料是否得当、真实、充分，表达是否精准。文稿材料需要修改的情况主要有：一是更换材料，即改用能说明本质问题的典型材料；二是删繁就简，即把叙述过多，且不必写的过程以及该简而用详用的部分删简提炼；三是增添材料，即对叙述不完整，表述简单，该说未说，事实不全，部分有事实但无理论或政策依据的，或有理论但事实不足的部分，进行添增，从而准确达到表达效果。在写作过程中，对没有认真核实的假材料，或写错的数字、时间等内容要进行全面修改，做到实事求是、去伪求真。
四看结构。结构服务于主旨，一篇文稿结构有问题，必然会影响主旨的表述。在修改时主要对层次安排是否符合逻辑，是否符合该文种的结构特点，文章中段落的过渡和照应是否周全、严密。
五看语言。文稿的语言是正确表达文意的载体，公文的语言提倡准确、简洁、庄重、朴实、得体，反对假、大、空、套话、废话。在语言修改时，主要看用词是否准确，句式是精准简洁；对多余冗长，不准确的词句要及时删除、修改。
六看标点。标点符号的正确使用，能准确把意思、语气表达清楚，也能体现一篇文稿的质量好坏，甚至体现了公文的规范性和严肃性。
七看数据。文稿中的数据是正确表达文意的基础，它体现了公文的严肃性、庄重性。文稿所需的数据是否准确，缺少或多余，都会损害公文的执行效用。所以在修改时要对数据进一步确认，确保数据的真实性与权威性。
好文章是改出来的。一稿就通过、一稿就成为精品的文章不是没有，但为数极少，多数文章要经过反复修改、不同环节修改才能成文。通过修改则“瑕可以瑜，瓦砾可以为珠玉”。公文是党政机关发布和传达方针、政策，依法行政和公务活动的工具，为了保证公文的质量、发挥公文的工具性功能，在公文写作过程中，文稿的修改必不可少，只有通过不断的修改和锤炼，一篇好的文稿才能成型。修改好的文稿，最后送领导签发同意就转为定稿。
三、怎样校对文稿？
解答校对就是对即将交付刊印的定稿进行阅读校样。它是保证公文文字质量的最后关口。文稿虽已精心修改、仔细审核，文字表达趋于完善，但文稿中在仍然会存在讹、多、衍、倒现象，以及标点错误等问题。如不加以校正，势必影响公文的严肃性，甚至造成歧义，使公文难以受理执行。通常的校对方法有三种。
一是默校，一般由一人默校定稿、校阅正文。
二是唱校，亦称读校，即由一人朗读定稿，另一人或数人阅看校样。
三是通校，即不看定稿，只通读校样全文，一般用于最后一次校对。
为避免先入为主，一般由专门的校稿人员进行初校或二校，终校应由撰稿人进行。为了避免囿于成见，重要公文应由三人分别担任一、二、三校，校毕之后，还应在看一遍清样，以防止更改不慎而引起误失。
四、公文写作中，实施意见和指导意见的区别？
解答在公文处理过程中，经常会遇到《关于加快××工作的指导意见》和《关于加快××工作的实施意见》这样的标题，那这二者之间到底有什么区别了？一般来说，指导意见主要对工作进行指导，体现一种协商的态度，在具体工作中注重原则性与灵活性、规定性与变通性相结合，在执行过程中允许相关单位有所创新和发挥，指令性色彩较弱。指导意见内容较为抽象，理论性文字较多，主要是对工作的指导思想、主要任务、目标步骤、工作措施做一个总体部署。而实施意见在涵盖以上内容的同时，在工作措施上会更为具体，甚至包括一些具体的工作安排。指导意见和实施意见都是一种意见和建议；前者主要在宏观层面的提要求、定原则，后者主要在微观层面的抓落实、定方法。
五、发布人事任免，究竟是用“决定”还是“通知”？
解答根据《党政机关公文处理工作条例》规定，“决定”适用于对重要事项作出决策和部署。而人事任免对一个单位来说当然是重要事项，所以用决定来发布人事任免，应该说是无可非议的。但《党政机关公文处理工作条例》同时也规定，“通知”有任免人员的功能，因此，在时间工作中，就需要依据具体情况来恰当运用。主要从以下几个方面考虑：一是严肃程度。首先看被任免人的级别，一般的行政单位，在自己职权范围内任免重要部门的主要负责同志，可以用决定，而一般人员的人事变动安排用通知即可；其次看任免的缘由。当本单位管辖范围内的负责同志犯有严重错误，必须立即免去职务时，或某同志完成某项工作任务中表现特别突出，需要破格提拔时，合适用决定。也就是说，重大或需说明任免理由的人事任免宜用决定，不需说明理由的或一般的、正常的人事任免应用通知。二是管理权限。有些单位领导人和二级机构负责人的人事任免权在当地人事组织部门。这种单位在发布不属于自己管辖权限的人事任免事项时就只能用通知，在将人事组织部门的任免结果公之于下属单位时，文中还要加上任免依据，例如“经××批准”等。三是是否需要存档。按照规定决定可以存入本人人事档案，而通报与通知不能存人本人人事档案。
六、用于奖惩时命令、决定、通报应当如何加以区分？
解答命令、决定和通报都是《党政机关公文处理工作条例》中规定使用的可用于奖惩有关单位及人员的法定公文，正因如此，在使用过中常被人们错用或混用。对于这三个文种，根据《党政机关公文处理工作条例》规定，主要考虑发文机关的级别、所涉及的内容和范围等。
命令文种。由于我国宪法对发布命令有严格的权限规定，通常只能由中华人民***和国主席、中华人民***和国国务院总理、各部部长、委员会主任以及县以上地方各级人民政府才有权发布命令，具有很强的指挥性和权威性。即便是县级人民政府，一般都是在遇到特大突发事件时，才使用命令。
决定文种。决定所涉及的表扬或批评事项较之通报更为重要和严肃，发文机关级别也通常较高，影响力也大，能在更广泛范围内起到教育和导向作用；由于决定不载明具体情况，只能使受文者大致了解情况定。
通报文种。通报所涉及的内容事项不如决定表扬或批评的事项突出，影响也不是很大，只在较大范围内，一般性地号召大家学习或告诫大家引为借鉴；通报可以将事项情况详尽具体地载明，所以，但如果发文的目的是为了让受文者学习和借鉴，则用通报为宜。
七、“报告”和上行“意见”有什么区别？
解答在行文方向上，“报告”和上行“意见”完全一致，而且他们的内容也很相近，均含有陈述性的内容，且在陈述情况的基础上，都提出了工作建议和意见。但两者也有不同之处，主要是：“报告”侧重于汇报工作、反映情况，多数情况下不谈今后的工作建议和意见，也不需上级批示；只有在必要时针对问题提出解决办法，要求上级予以批转，既所谓的“呈转性报告”上行“意见”虽然也陈述情况，但其情况具有特定的内容，通常是对工作中重要问题做出的分析与见解，而不像“报告”那样对工作情况的综合与归纳，“意见”中陈述情况的目的在于给建议意见的提出做铺垫，而所提的建议意见，是需要上级给以批示或批转。
八、上行的意见与请示有什么区别？
解答在行文方向上，两者完全一样。但是，凡是向有隶属关系的上级要钱、要物、要机构、要编制、要干部、要出境出国等问题时，都要用请示，而不能使用意见或报告。意见主要是向上级（可以有隶属关系，也可以不是）要“政策、办法”等软件，就是要求上级同意其所提出的建议意见。
九、请示文种的标题，在关于之后可否加入“申请”或“请求”二字？
解答“请示”即为“请求批示”之意，已明显蕴含向上级机关的申请的意思，如果标题中事由部分再在介词“关于”之后加“申请”或“请求”等词语，属于用词重叠，造成语病。所以，不可在关于之后加入“申请”或“请求”二字。
十、向业务归口管理部门请求批准事项时，是用函还是应当用请示？
解答归口管理是一种授权管理，该机关代行上级机关职权，属于奉命行事，应该用请示文种。如：宣传部门管理党校。
十一、法律、法规、规章和类规章文件的主要区别，以及它们制定时有什么不同？
解答法律、法规、规章这三个概念既有联系，又有区别，其主要区别如下：
（一）法律。从广义上讲，泛指法律的整体；从狭义上讲，根据我国《立法法》的规定，指由全国人大及其常委会制定、颁布的具有法律效力的规范性文件。如《行政许可法》《公务员法》《道路交通安全法》等。
（二）法规。主要由国家行政法规和地方性法规组成。由国务院根据宪法和相关法律制定规范性文件，称为“国家行政法规”，其文种主要包括条例、规定、办法；由地方即省、自治区、直辖市及其人大及常委会，以及省、自治区所在地的市和国务院批准的较大的市及其人大及常委会制定的规范性文件，称为“地方性法规”，其文种主要包括条例、规定、办法。
（三）规章。国务院的组成部门和具有行政管理职能的直属机构，根据相关法律（狭义的法律）和法规（国家行政法规），在其权限内制定的具有一定法律效力的文件，称为“部门规章”。省、自治区、直辖市及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市的人民政府所制定的规范性文件，称为“政府规章”，这两种规章使用的文种中主要是规定、办法等，不得有“条例”。
（四）类规章性文件。一些地区、部门根据行政法规、地方法规、规章而制定的不属于法规、规章的规范性文件，称为“类规章性文件”。
十二、用命令发布行政法规和规章有什么限定？
解答根据规定，具有制定、发布行政法规、规章权的国家行政机关，才能制发行政“公布令”。具有“国家行政法规”的制发主体是国务院；具有制发“部门规章”的主要是国务院各部门；具有“政府规章”的制定主体是，各省、自治区、直辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的城市、计划单列市的人民政府。以上这些单位或部门制定的行政法规和规章，都可用“公布令”来发布。而其他一些地区和部门根据相关法律、法规、规章而制定的，不属于法规、规章的“类规章性文件”，不能用“公布令”发布，只能用“通知”予以发布。
十三、如何解决转发上级“通知”时，标题中存在几个通知重复出现的问题？
解答按照惯例，为防止标题中“通知”重叠和繁琐，可省略中间层次和自己所使用的通知，只保留文件初发处的一个“通知”。如：县政府转发市政府转发的省政府文件，其中，市政府就是中间环节，可省略，即标题可变成《××县人民政府转发××省人民政府关于××××（事由）的通知》。为了弥补因此造成的标题不完整的遗憾，应把被删减的中间层次写进公文的开头。如：“接市人民政府转发《××省人民政府关于××××（事由）的通知》（×府发〔2017〕×号），现转发给你们······”或“接市人民政府关于转发《××省人民政府关于××××（事由）的通知》的通知（×府发〔2017〕×号），现转发给你们······”
如果是转发上级行政机关制发的行政法规和规章以及类规章性文件时，可直接写成“《××县人民政府关于转发〈××省人民政府××××（事由）〉的通知》”。
十四、怎样拟写批转和转发性通知的标题？
解答在公文处理实践过程中，批转和转发性通知是其常的通知类型。其中，批转性通知用于上级机关对下级机关公文的处理（上对下），转发性通知下级机关对上级机关以及不相隶属机关之间公文的处理（下对上或平级之间）。该类型的通知正文部分的写法比较简单，但其标题的写法确有一定的难度，主要难点是标题写得过于拉杂冗长。如《××县财政局关于转发××市财政局关于转发××省财政厅〈关于在××××××活动的通知〉的通知的通知》，其中介词“关于”和文种“通知”均多次重复，显得冗长累赘，让人读起来难得要领。那么，怎么解决这个问题了，应从以下几点入手：
一是只保留一个介词“关于”。从公文处理实际来看，介词“关于”有时出现在“批转”“转发”的前面，有时又出现在“批转”“转发”的后面。至于如何确定，主要看被批转、被转发的原文标题中是否有介词“关于”，如果原文标题中有，则应该省略；如果原文标题中没有，则应该添加。如《××县财政局转发××省财政厅〈关于在××××××活动的通知〉》，如《××市财政局关于转发××省财政厅〈××××××活动方案〉的通知》，一般而言，介词“关于”出现在“批转”“转发”的前面，其所批转或转发的对象多为法规、规章或工作方案、工作要点之类的文种。如《××县人民政府关于转发〈××省人民政府××××工作方案〉的通知》。
二是省略转发的中间环节。如《××县财政局关于转发××市财政局关于转发××省财政厅〈关于在××××××活动的通知〉的通知的通知》，先后涉及3个环节，其中“××市财政局”为中间环节，拟写时应予省略，即《××县财政局转发××省财政厅〈关于在××××××活动的通知〉》，以趋简化。但要注意的是，省略之后的中间环节，一定要在公文正文的开头部分作出具体交代，说明清楚中间环节，不然给人以突兀之感，还以为是直接接省级部门的文件。
三是去掉书名号。无论转发的环节多少，被转发或被批转的原文标题中的书名号都应省略。
四是被批转、被转发的文种为通知时，只能保留一个；如果不是通知，而是意见、报告、请示之类的文种，则应保留一个通知。
因此，上例标题即应简化为《××县财政局转发××省财政厅〈关于在××××××活动的通知〉》。
十五、如何准确编制和标注发文字号？
解答在公文处理过程中，发文字号是公文的“身份标识”。正确编制发文字号，能方便公文的登记、查询、引用和归档管理。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。根据《党政机关公文格式》（GB/T?9704-2012）规定“发文字号应当编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。”
发文机关代字在发文字号构成的三要素中，拟制难度最大，一般遵循以下原则：
一是行政区域代字。使用某一地域的规范化简称，如北京用“京”、上海用“沪”。
二是机关代字。应该使用机关及其职能部门系统内通用的规范化简称作为统一的机关代字。如党委用“党”、政府用“政”或“府”、政府办公部门用“政办”或“府办”、交通行政管理部门用“交”、农业行政管理部门用“农”等。
三是发文形式代字。除信函式公文在机关代字后标注“函”以外，其余发文一般都用“发”作为总的发文形式代字。但为了跟好的区分发文的不同类型，很多地方增设了，上行文用“报”“请”“呈”等，会议纪要有“专议”“议”，电报用“发电”等；党委还设有“字”。但现目前，很多机关在文号中是以“发”“呈”“函”三字分别作为下行文、上行文、平行文的发文类型代字。
把区域代字、机关代字、发文类型代字三部分合在一起，就构成了地方党政机关的发文代字。
十六、领导人签发文件和公文正本标注签发人姓名有何区别？
解答两者有相同之处即签发人姓名一致，不同之处如下：
一是承担的主体不同。前者是领导人亲笔书写的；后者是文件格式要求标注印制的。一般领导人签发在前，印刷标注在后。
二是标识的载体不同。前者签署在定稿的发文用纸上；后者标印在文件正本的眉首处。
三是标注的内容不同。前者还签署了签发意见、签发人姓名、签发日期等；后者仅有签发人姓名。
四是作用不同。前者使文稿生效；后者主要是为上级机关就该文件进行沟通提供方便。
十七、怎么设定发文机关标志的字体和大小？
解答发文机关标志是公文版头格式的重要要素。《党政机关公文格式》（GB/T?9704-2012）中明确规定，推荐使用小标宋体字，而字号的大小却没有具体规定，从造成发文机关标志字号大小不一的混乱现象，且基层单位最为普遍。为了统一规范，依据醒目美观的原则，大家可把握两个原则：一是原则不大于上级机关发文标志大小（如果上级机关的发文机关标志确实较小，可与之一样）；二是最大不能等于或大于22mm×15mm。
十八、《党政机关公文格式》（ GB/T ?9704-2012）中对公文标题的排列是怎样规定的？
解答）根据《党政机关公文格式》（GB/T?9704-2012）的规定，公文标题“一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。”
十九、怎样正确使用公文标题中的发文机关名称？
解答根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，标题由发文机关名称、事由、文种组成。其发文机关名称为应使用机关全称或者规范化简称。根据《应用指南》的解释，当单一机关行文或者3个以下（含3个）机关联合行文时，应将所有发文机关名称列出；当4个以上（含4个）机关联合行文时，可以采用排列在前的发文机关名称加“等”的形式加以表述，例如“×××等18个部门关于××的通知”。
二○、什么是主送机关？应当怎样标注？
解答根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，主送机关就是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。准确确定公文的主送机关，是公文发出后，能否得到及时贯彻落实和处理的一个关键性因素。非普发性公文（含下行文、上行文、平行文），一般只有一个主送机关，即这份公文的接受办理者只有一个。普发性的公文（下行文），才可以有多个主送机关。还有一些公文并没有主送机关，如“公告”文种，由于“公告”用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，一般需要通过报纸、电台、电视台以及网络向国内外公开发布和传播，因此没有特定的主送机关。
根据《党政机关公文格式》（GB/T?9704-2012）规定，主送机关一般编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。主送机关名称移至版记时，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“主送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个主送机关名称后标句号。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线（抄送机关编排方法同主送机关。）。