我们是一家做连锁加盟的企业，商务局现在在查备案，说不备案就要被罚款，想问问商业特许企业如何备案？

2007年5月1日《商业特许经营管理条例》（以下简称《条例》）正式实施，标志着我国商业特许经营正迈向规模化、规范化、法制化进程。《条例》中规定的强制备案制度，属于对商业特许经营企业的一项重要的监管内容，特许企业如果不按照《条例》规定进行备案不仅可能会遭到行政主管机关的行政处罚（最高额度罚款10万），还有可能特许经营合同的效力，甚至影响到特许企业的正常经营。因此，特许企业必须高度重视备案的问题。但备案制度是一项新生的事物，好多特许企业对此制度规定并不了解，对其理解和认识存在偏差，不知道如何去办理备案手续，笔者根据《条例》及《商业特许经营备案管理办法》（以下简称《办法》）的规定，结合平时办理特许经营企业备案的经验，就特许企业如何备案进行介绍。

特许经营在性质上属于合同行为，从事特许经营活动是当事人的民事权利，政府不宜对其实行行政审批管制，但需要对其经营活动进行必要的监督管理，以维护市场秩序，保护当事人合法权益。鉴此，《条例》确立了特许人备案制度，要求从事商业特许经营的特许人必须依法备案。

要求特许人备案主要有三个作用：一是便于商务主管部门及时了解、掌握特许人的有关情况，有针对性地对特许经营活动进行规范、监督；二是有助于潜在的投资者了解特许人的基本情况，作出恰当的投资决策，防止欺诈和不实宣传；三是有利于形成对特许人的社会监督。

商业特许经营企业在备案中的应注意以下几个方面的事项：

1、备案登记的主体范围

《条例》第三条第二款规定：企业以外的其他单位和个人不得作为特许人从事特许经营活动。从这一规定中可以看出，只有企业可以作为特许经营的特许人主体。根据我国企业登记管理的规定，确认企业身份的唯一有效证明就是工商行政管理机关颁发的企业营业执照。因此,核验企业营业执照之真实性成为备案管理之首。

2、备案登记的企业应该符合“两店一年”的规定

《条例》第七条第二款规定：“特许人从事特许经营活动应当拥有至少2个直营店，并且经营时间超过1年”。也就是通常所说的“两店一年”要求，主要目的是为了防止一些企业利用特许经营进行欺诈。同时，直营店具有一定的示范作用，便于其他经营者从直营店的经营中较为直观地了解特许人的品牌、经营模式、经营状况等。

首先，顾名思义，“直营店”应当是指由特许人拥有的店铺。其中，“拥有”应当不仅仅包括全资拥有，还应包括控股拥有的情况。此外，考虑到现代经济生活中企业的分工较细，即使是同一集团内部的不同企业可能也存在着不同的分工---可能有的企业只作为特许人来从事业务，而有的企业负责经营店铺。因此，如果特许人的关联企业能够满足“两店一年”的要求，我们认为就应当视同特许人本身满足了“两店一年”的要求。《条例》和《商业特许经营备案管理办法》中均未定义 “关联企业”的含义，但是《商业特许经营信息披露管理办法》第三条做了有关规定：“本办法所称关联公司，是指特许人的母公司、特许人直接或间接拥有全部或多数股权的子公司、与特许人直接或间接地由同一所有人拥有全部或多数股权的公司”。我们认为该定义是可以适用在判断特许人是否满足了“两店一年”要求的，也就是说，如果是与特许人具备直接或间接控股关系的企业满足了“两店一年”要求，就应认为特许人满足了该要求。

第二，还应当注意到，直营店的业务应当是与特许业务在相同品牌下运营的相同业务。比如，如果特许人的直营店是从事快餐服务，但其特许业务从事的是衣物干洗，很显然，这时特许人的直营店并不能够证明特许人在特许的业务领域（即，快餐服务）已经建立了成熟的运营模式，这并不符合“两店一年”要求的立法本意。因此，直营店铺运营的业务必须与特许业务相同，方才可以满足“两店一年”的要求。

第三，直营店的品牌也必须是与特许业务的品牌相同的。假设特许人在甲品牌下从事快餐业务、并且拥有在甲品牌下运营的若干快餐店，但是特许人从未在乙品牌下从事快餐业务。那么，由于证明某一具体品牌的运营模式和市场前景是需要时间的，如果特许人拟在乙品牌下从事快餐特许经营业务，特许人在甲品牌下能够成功地运营快餐业务是不够的。因为特许人能够在甲品牌下成功运营快餐业务，并不意味着其在乙品牌下业内也能够建立成熟的商业模式。因此，从满足“两店一年”要求的角度出发，直营店应当与特许业务是在同一品牌下运营的。

第四，由设区的市级商务主管部门开具的符合《条例》第七条第二款规定的证明文件；直营店位于境外的，特许人应当提供直营店营业证明（含中文翻译件），并经当地公证机构公证和中国驻当地使领馆认证。在2007年5月1日前已经从事特许经营活动的特许人除外，但应当提交特许人与中国境内的被特许人订立的第一份特许经营合同。

另外，《条例》第七条第二款规定的经营1年以上，不仅是指该企业应成立并经营1年以上，而且对其拥有的直营店也要经营1年以上。

3、登录号的获取

登录号是特许人通过网络申请备案的唯一身份凭证，特许人在获取商务部备案系统网站登录号以后，输入登录号及密码，即可进行备案页面的备案操作，上传和修改文件。

通过登录号的投放和获取，保证特许人能在自己的空间中接受公众的监督和备案机关的管理，将不确定的安全因素降低到最低。

领取登录号只是申请备案前的一个身份审查过程，正如企业办理登记以前应该去工商行政管理机关领取登记表格一样，属于备案前的准备工作之一，不属于《条例》第九条规定的期限开始之日。正式申请备案时间应从特许人获得登录号以后通过网络提交全部文件资料完成之日起开始计算。

根据《民法通则》第四十三条、第六十三条的规定，备案管理机关在备案系统中规定了三种确认身份的方式，一是特许人的法定代表人直接办理；二是特许人委托自然人办理；三是特许人委托协会、法律机构等中介组织办理。根据不同的方式，为了确保经办人的身份，依据司法实践中的经验和有关法律规定，提出了不同方式所需要出示的证明文件：

第一，特许人法定代表人直接办理的，需携带：企业法人营业执照原件复印件、法定代表人身份证件原件复印件、特许人的名称、联系人、联系人的职务、电话、传真、地址、邮政编码、电子邮件地址。

如果无法提交营业执照原件的，应该持有经企业所在地工商（商务主管机关、省级以上连锁协会）在营业执照复印件上加盖公章的证明文件原件或其他有效证明文件原件（如证明复印件与原件相符的公证书）；

第二，特许人授权其他自然人办理的，首先应该审查授权是否通过法定的授权程序（包括但不限于公证等形式），从而确认授权委托书的真实性，然后要求受托人携带：特许人的营业执照原件复印件、特许人委托经办人的授权委托书原件、法定代表人身份证件原件复印件、受托人的身份证件原件复印件、特许人的名称、联系人、联系人的职务、电话、传真、地址、邮政编码、电子邮件地址。

第三，特许人授权其他中介组织办理的，首先应该审查授权是否通过法定的授权程序（包括但不限于公证等形式），从而确认授权委托书的真实性，然后要求中介机构的经办人携带：特许人的营业执照复印件、特许人给中介机构的授权委托书原件、中介机构核验的企业法人营业执照及其法定代表人身份证件原件、复印件一致的证明文件的原件、中介机构资质证书原件复印件及其负责人的身份证件原件复印件、特许人的名称、联系人，联系人的职务、电话、传真、地址、邮政编码、电子邮件地址。

4、经营资源的填报

特许经营活动是指拥有注册商标、企业标志、专利、专有技术等经营资源的企业，以合同形式将其拥有的经营资源许可其他经营者使用，被特许人按照合同约定在统一的经营模式下开展经营，并向特许人支付特许经营费用的经营活动。因此，企业在备案登记时应填报相关经营资源。

第一，对受理注册商标、专利、著作权等通知书等不能单独认定为特许经营资源，而应结合其他资源一起填报才符合立法的要求，并且填写为已受理注册商标、专利、著作权。也就说仅仅有受理注册商标、专利、著作权等通知书的特许经营企业不符合备案的要求，不能通过备案。

第二，对于提交的版权机关登记的相关版权，如果为企业标志类版权登记，应填写授权内容为“企业标志”；如果为非企业标志类版权（经营手册）的，则填写授权内容时应选择“其它”。

第三，在实践中，许多特许经营企业的经营资源是其他自然人、企业、其他组织授权许可或转让的。如果是授权许可使用的，必须填报由权利人授权或经有权国家机关备案的文件，并且该授权或备案应显示该特许企业具有转授权给第三人使用的权利。对权利人为国外的其他自然人、企业、其他组织，其授权书应该经当地公证机构公证和中国驻当地使领馆认证。如果涉及权利转让，必须填报国家有权机关出示的核准转让证明。

第四，特许经营企业的经营资源权利证书或其他证明文件注明的权利享有范围应与特许人的实际经营业务相符合。比如，特许人经营的餐饮，但许可被特许人的注册商标的保护类别却是服装就显然不相符合。

另外，如特许经营企业的经营资源权利证明由其他国家或地区登记或颁发，应当根据我国关于与该国签订的双边协议或***同加入的国际公约的相关规定执行。

5、提交PDF文件

根据《办法》第五条第二款规定，备案文件中的（四）企业法人营业执照复印件或其他主体资格证明的复印件；（五）与特许经营活动相关的商标权、专利权及其它经营资源的注册证书复印件；（六）由设区的市级商务主管部门开具的符合《条例》第七条第二款规定的证明文件；直营店位于境外的，特许人应当提供直营店营业证明（含中文翻译件），并经当地公证机构公证和中国驻当地使领馆认证；（在2007年5月1日前已经从事特许经营活动的特许人不适用于上款的规定，但应当提交特许人与中国境内的被特许人订立的第一份特许经营合同。）（七）特许经营合同样本；（八）特许经营操作手册的目录（须注明每一章节的页数和手册的总页数，对于在特许系统内部网络上提供此类手册的，须提供估计的打印页数）；（九）国家法律法规规定经批准方可开展特许经营的产品和服务，须提交相关主管部门的批准文件；（十）经法定代表人签字盖章的特许人承诺等七项内容，备案系统要求特许人在备案的时候提交的电子文件格式统一规定为“便携文件格式”（即PDF文件），系统不接受其它文件格式。因此，这就要求特许人须把提交的文件以扫描或拍照方式输入计算机并制作成PDF文件。

6、网上备案申报

特许人须登录“商业特许经营信息管理系统”的企业端登录页面：/，在左侧“企业登录”处输入备案机构发放的用户名和密码、验证码，密码有大小写之分。首次登录后，系统会强制要求用户修改密码。系统会列出在领取号码时录入的经办人信息供用户核对，并补充输入“联系人手机电话号码”这一项，点击保存后系统会自动退出。

退出以后，系统会直接跳转至登陆页面，直接输入备案机关核发的用户名及上述步骤中设置的新密码，系统左侧立即提示特许人名称为备案申请人，即特许人企业名称，同时注明备案机关的名称是商务部或省自治区直辖市商务行政管理机关，此时显示的备案企业备案状态一般为“未提交”（还有已申报、已备案两种状态），同时备案号显示为空白，待备案通过后即可显示备案号。

用户可以看到所有填报的资料，可以点击“另存为word”把申报表格保存，经核实无误后，也可以点击“申报”提交申请，同时在申报后，该备案企业的备案状态变更为“已申报”。此后，用户将不能再自行修改申报材料内容。

7、商务主管部门审核公布及备案后的管理

根据《办法》第十条的规定，备案机关在收到特许人提交的符合本办法第五条规定的文件、资料之日起10日内予以备案，并在商务部网站予以公告。

上述规定的起始时间以备案机关收到申请备案的特许人网上申报材料之日计算，如果特许人提交的资料不符合规定的要求，备案机关会要求申请备案的特许人在7日以内补充有关资料。需要补充资料的，起始时间从申请备案的特许人补交资料之日起重新计算。

根据《办法》第十四条的规定，公众可通过商务部政府网站就以下内容进行查询：（1）特许人的企业名称及特许经营业务使用的注册商标、企业标识、专利、专有技术等经营资源；（2）特许人的备案时间；（3）特许人的法定经营场所地址与联系方式、法定代表人姓名；（4）中国境内的被特许人营业地址。（目前仅能提供特许人名称、备案号、法定代表人姓名及备案时间，即便电话咨询，其他的项目也不予提供）

特许人在完成备案以后，在经营期间，由于各种原因可能会出现原备案资料的变更，因此《办法》第七条规定了在备案资料发生变更以后30日以内，通过网上备案管理系统的“备案管理”提出变更、修改的申请，备案机关会根据特许人的基本资料以及企业向备案部门提交的变更申请内容，批准或驳回该变更申请，并通过系统发送给申请变更的特许人，如果批准修改，特许人则可以在企业端修改资料。

根据《办法》第十一条规定：已完成备案的特许人有下列行为之一的，备案机关可以撤销备案，并在商务部网站予以公告：（1）因特许人违法经营，被主管登记机关吊销营业执照；（2）备案机关收到司法机关因为特许人违法经营而做出的关于撤销备案的司法建议书；（3）特许人隐瞒有关信息或者提供虚假信息经查证属实的；（4）特许人自行注销的。

备案管理机关发现已经通过的备案企业出现上述情况，核实情况后，有权直接撤销该企业备案，通过特许人预留的电子信箱通知备案特许人，并在撤销备案企业名录中予以公布。

上述规定是为了建立完全公开透明的商业告知体系，确保为公众选择、了解特许人及其项目开辟畅通的渠道。