秘书文书基础知识：第三节应用文书的要素
● 材料——血肉
● 主题——灵魂
● 结构——骨骼
● 语言——细胞
一、 材料
（一） 概念
材料是作者为了某一目的，收集、摄取以及写入文章中的一系列事实或依据。
（二） 环节
● 材料的占有
途径——一是亲身经历所获；二是调查阅读所获
● 材料的鉴别
对材料进行分析、比较的研究过程。
● 材料的选择
原则：1、围绕主题
2、选择典型材料
3、选择真实准确的材料
4、选择生动新颖的材料
● 材料的使用
注意事项：
一是恰当安排先后顺序
其原则只有一个：便于读者接受
二是确定详略程度
原则有二：一是根据主题需要；二是根据文体的特点
二、主题
（一）概念
通过文章内容所要表达出来的基本观点或中心思想。
（二） 依据
1、 以写作目的为立意依据
2、 以材料本身的意义为立意依据
（三） 对主题的要求
1、 正确——符合党、国家的法律、法令、方针、政策。否则，就不能发挥好积极的作用。
请看下面一篇公文：
华力五金厂关于加强安全保卫工作的通知
近来，我厂连续发生盗窃、斗殴和小型失火事故。有数位职工被歹徒打伤，财务损失数万元，为保证工厂的正常生产秩序，特作如下通知：
一、凡是本厂职工进入厂门，均要佩带厂徽标志，否则作违反厂纪处理，扣发奖金。
二、外来人员进入工厂时，必须持所属单位介绍信或证件登记，出厂时，应接受行李物品，甚至搜身检查。
三、来客投宿、有关人员应报厂保卫科批准。在此期间，如厂内发生盗窃、失火事故，来客不准离开工厂，并要集中接受审查。
通告自二零零五年二月八日生效就。凡自觉执行本通告的给予表彰，拒不执行予以经济处罚或行政处分。
二零零五年二月一日
2、 深刻
3、 新颖
4、 集中——一文一事
三、结构
（一）标题
两中模式：
1、 公文式模式
其构成通常是：“发文机关+事由+文种”
××卷烟厂关于生产销售“高档××”及其定价的请示
××市××研究所2005年度科研工作总结
2、 一般文章标题
常用于简报、调查报告、总结、述职报告等事务文书。
两种：单标题——如《为祥和公司的诚信宗旨而尽力》（简报）
双标题——正标题+副标题
如，艰苦的拼搏××，丰硕的成果
——××省邮政系统2006年工作总结
（二）开头
四种开头方式：
1、 概述式
报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告等文种常常采用概述式。
2、 目的式
通告、通知、计划、招标书等采用此方式。
如，
3、 开门见山式
国务院关于修改《中华人民***和国个人所得税法实施条例》的决定
国务院决定对《中华人民***和国个人所得税法实施条例》作如下修改：
×××××；
××××××；
××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
4、 引述来文式
多用于函、批复等回复性公文。
市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函
你局《关于拟录用高校硕士毕业生的函》（×卫函〔2006〕15号）收悉。
练习题：
1、近年来，全市酒类生产发展过快，已登记发照的社办酒厂有37个，国营酒厂有12个。去年生产白酒4200吨，酒类生产已处于饱和状态。目前申办酒厂的单位还在增加，特别是乡镇、个体户要求办厂的较多。个别的未经申请办理执照，擅自开业；部分酒厂在质量上也未达到要求。为了使酒厂生产健康发展，根据国务院〔1982〕108号文发布的《工商企业登记管理条例施行细则》的有关规定，特提出如下请示。（属____式开头）
2、根据省人民政府侨务办公室、省统计局、省财政厅《关于×省首次侨情普查的通知》精神，为进一步作好我市侨务工作和对台工作，把侨、台工作重点转移到……现确定在全市开展侨、台情况普查工作。（属____式开头）
3.你厅《关于拟录用2005年大中专毕业生的函》（国政〔2005〕18号）收悉。经研究，现复函如下。（属____式开头）
答案：1、目的式 2、开门见山式 3、引述来文式
（三）层次
1、总分式
2、并列式
3、递进式
如，《农村文化活动设施量少质差的现状亟待改变》的调查报告，按以下思考写成： ××县农村文化活动设施量少质差
↓
“文化饥饿症”带来农村精神文明滑坡
↓
文化活动量少质差的原因
↓
采取有力措施质量农村文化活动阵地建设
4、因果式
先因后果 OR 先果后因
5、时序式
6、三段式
（四） 段落
常用的段落方式：
1、 提行式
2、 条款式
3、 篇段合一式
（五） 过渡
常用的方式：
1、过渡词。如，因此、综上所述、尽管、但是……
2、过渡段。如，现将具体要求通知如下；
3、过渡段。
（六） 照应
常用方式：
1、 首尾照应
2、 文题照应
3、 行文前后照应
（七） 结尾
常用方式：
1、 强调式
2、 期求式
3、 希望式
4、 说明式
5、 秃尾
*****对结构的总体要求：
严谨、自然、完整、统一
56、文章的四要素是：材料、主题、结构和（ ）。2003/8
（A）照应 （B）段落
（C）过渡 （D）语言
27、公文中一般用作经办用语的词语有( )。2005/5
(A)印发 (B)拟定
(C)收悉 (D)兹经
28、公文结构的总体要求是( )。2005/5
(A)自然 (B)统一
(C)严谨 (D)完整
答案：D D B(见书P26)
训练题：
下面是应用文书的几段结尾，试根据题后的选项提示判断它们属于哪类结尾方式。
1、以上意见如无不妥，请批转各地执行。 （属____式结尾）
2、希望各级人民政府加强领导，结合实际情况做出规划，切实办好职业技术教育，使这一工作出现新局面。 （属____式结尾）
3、到会同志一致表示，试点城市作为改革的先行者，必须加强当的领导，作好思想政治工作，统一和提高各方面的认识，……努力做到方向准、决心大、路子顺、效果好。
（属____式结尾）
答案：1、期求式 2、希望式 3、强调式
四、语言
（一）运用语言的标准
1、准确
如，要统筹安排生产和生活用水，把城市所有用水户逐步纳入计划，按季分月下达用水指标，严格执行，认真考核。（2001年第18号《国务院公报.二十五个城市用水会议纪要（摘要）》）
例中的“考核”应改为“考核”。因为，对人可以“考核”，对“用水指标”是不能“考核”的。
2、简洁
3、平实
（二）应用文书专用语言
应用文具有独特的专用语言，常见的有以下8类：
1、 开头用语
2、 承启用语
3、 引述用语
4、 批转用语
5、 称谓用语
6、 经办用语
7、 表态用语
8、 结尾用语
56、文章的四要素是：材料、主题、结构和（ ）。2003/8
（A）照应 （B）段落
（C）过渡 （D）语言
27、公文中一般用作经办用语的词语有( )。2005/5
(A)印发 (B)拟定
(C)收悉 (D)兹经
练习：
下面是一位学生在实习后写的一篇调查报告，习作的开头文字通顺，交代了调查的时间、地点、任务、事件，但这样写行吗？请从语体方面分析不对之处，并予以修正。
阳春三月。风和日丽。我们省××学院旅游管理专业班的45名同学从广州乘船，在15日天蒙蒙亮时就到了肇庆市。啊，肇庆！美丽的肇庆！你是南粤的旅游胜地，多少个日日夜夜啊，同学们梦寐以求，要来领略你的风采。今天如愿以偿了。但是，这次我们要到你的农村——大湾的食品站，作为期一个月的生猪收购成本调查。因此，尽管大家都想借此机会痛快地玩它一玩，但想到这是实习调查，必须把学好专业放到首位。这样，在实习老师的带领下，下午就分为两个小组奔赴实习调查点了。
下面一段话，是从某工业局干部写的工作总结中摘录的，句子不仅通顺，而且可以说还颇为生动，但是，该局的局长看过后说这样写不对。请你说出理由。
我局所属××工厂去年借助外部东风，生产一度像穿云燕子，飞向百尺竿头。曾几何时，今春以来，却又像冰山开花似的，一泻千里。
答案：
1、 提示：调查报告属于应用文的范畴，其语言要求准确、简洁、庄重、平实、朴素和自然。
文种的语言表达属于文学作品的表达方式，抒情、生动。
其所要表达的主要内容是：广东省××学院旅游管理专业班的45名同学，于3月15日下午始，将分为两个小组对肇庆市的农村——大湾的食品站，作为期一个月的生猪收购成本调查。
3、 我局所属××工厂去年借助外部环境的力量，生产大幅度增长；但是，今年入春以来，生产却直线下降。