部门公章是否有法律效应
民事活动中公章的法律作用提示
公章是法人权利的象征，在现行的立法和司法实践中，审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准，但忽视了审查使用公章的行为是否属于法人的真实意思表示，引发了许多损害法人利益的纠纷。法人的公章一般是由法定代表人授权其他工作人员保管，如果对公章使用或管理不当，这小小的公章之上就大有文章可做，将可能使法人遭受难以预料的损失。因此，应修改立法规定的弊端，淡化公章在民事活动中的作用。
《合同法》第三十二条规定：“当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或盖章时合同成立。”第四十四条规定：“依法成立的合同，自成立时生效。法律、行政法规规定应当办理批准登记等手续的依照其规定。”根据以上规定，我国法律确立了合同成立并生效的基本原则，即订立合同的当事人是自然人时，合同自当事人签字或盖章时成立并生效；是法人的，只要盖了法人公章，即使没有法定代表人(负责人)或法定代表人(负责人)授权的人签字或盖章，合同也成立并生效(法律、行政法规另有规定除外)。
2003年5月22日，最高人民法院发布了《在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》中，规定了他人利用法人单位的公章进行违法活动而法人需要承担民事责任的几种情况：一是他人借用法人的业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书，以出借单位的名义签订经济合同，给对方造成经济损失的；二是行为人盗窃、盗用法人公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书，或者私刻法人公章对外签订经济合同，法人有明显过错的且该过错与被害人的经济损失有因果关系的；三是企业承包、租赁经营合同期满后，企业按规定办理了企业法定代表人的变更登记，而企业未采取有效措施收回其公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书，或没有采取措施通知相对人，致使原企业承包人、租赁人得以原承包、租赁企业的名义签订经济合同给相对人造成经济损失的；四是法人单位聘用人员被解聘后，或者受法人单位委托保管公章的人员被解除委托后，单位未及时收回其公章，行为人擅自利用保留的原单位公章签订经济合同，给相对人造成经济损失的。从以上规定可以看出目前我国立法和审判实践中倾向于保护相对人的利益，对法人实行严格主义，忽视了被盗用、滥用公章法人的利益，忽略了这些法人本身也是受害人，忽视了有些风险是法人根本无法防范的。
(一)、不能保证合同是当事人的意思表示，也无法保证合同是当事人意思表示一致的结果。实践中，由于法人的公章并不是控股股东、董事会成员或单位的法定代表人(负责人)亲自保管，也就无法保证合同上的公章都是根据董事会的决定或公司章程的规定盖上去的，也就存在合同不是当事人意思表示的现象。
(二)、不利于保护法人的利益，不利于防范他人利用公章损害法人利益的行为。最高人民法院《在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》中也规定了“行为人盗窃、盗用企业公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书，或者私刻企业公章对外签订经济合同，企业有明显过错的且该过错与被害人的经济损失有因果关系的，企业要承担民事赔偿责任”。这些规定与《合同法》第四十九条“行为人没有代理权、超越代理权或代理权终止后以被代理人名义订立合同相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效”的立法用意是一样的，都是倾向于保护合同相对人的利益，而忽视了被盗用、滥用公章企业的利益。笔者认为不管是盗用、借用公章或盖有公章的业务介绍信、盖有公章的空白合同书，其实质是一样的，都是利用公章的对外效力。根据我国目前民事诉讼谁主张谁举证的证据规则(举证责任倒置除外)，只要合同相对人持有盖了公章的合同或业务介绍信，法人就得举证证明自己没有过错或过错与对方当事人的损失没有因果关系，否则就得赔偿对方当事人的经济损失。但是只要合同上所盖的公章是真实的，法人就很难证明自己没有过错，也很难证明自己的过错与对方当事人的损失没有因果关系，法人常常因为举证不能而承担赔偿责任。
笔者认为，防范他人盗用、滥用公章引起经济纠纷的根本出路是修改有关民事法律行为及合同成立、法人对外开展其他经济活动及关于代理的立法规定，并完善工商登记信息的公示制度。
(一)、修改合同成立的有关规定，明确规定法人以合同形式订立合同及对外开展其他民事活动时，应区分不同的法人形式作不同的规定。个人独资企业对外签订合同及开展其他民事活动时，其成立和生效的条件是(当事人有特殊约定除外)经投资人或投资人授权的代表签字并盖公章，被授权人签字时需出示有投资人签字并加盖公章的授权委托书。有限责任公司和股份有限责任公司对外签订合同及开展其他民事活动时，其成立并生效应同时具备以下条件(当事人有特殊约定除外)：一是经法定代表人或法定代表人授权的人签字，被授权人签字时需出示有法定代表人签字且盖有公章的授权委托书；二是操作程序必须符合公司章程的规定，如果公司章程规定该项业务需要董事会或股东会同意的则需附上有董事签字的董事会决议或股东签字的股东会决议。合伙企业对外签订合同或开展民事活动时应根据合伙协议的规定由合伙企业负责人、全体合伙人签字或被授权人签字，同时规定由被授权人签字时应出示由合伙企业负责人或全体合伙人签字的授权委托书。机关法人对外签订合同或开展其他民事活动时，其生效应同时具备以下条件：一是要有该机关法人的法定代表人(负责人)或其授权人在权限范围内签字；二是该民事活动与机关法人行使职权有关，且其操作程序符合机关法人的组织规程。事业单位、社团法人对外签订合同或开展其他民事活动时，其生效应同时具备以下条件：一是该民事行为必须和该事业单位、社团法人的日常活动有关；二是该民事法律行为必须是法定代表人(负责人)或被授权人签名且加盖公章。
(二)、修改法人分支机构进行民事活动，法人需承担民事责任的法律规定。明确规定法人的分支机构对外开展民事活动时，法人只需在法人章程授权范围内承担民事责任，超过部分法人不需承担民事责任。
(三)、修改法人代理人的规定。司法实践中，只要代理人能够出示盖有公章的业务介绍信、授权委托书、空白的合同书或其他盖有公章的证明文件，法人一般都要承担该代理行为的法律后果。笔者认为，这样的规定不够严谨。企业授权代理人对外开展经济活动时，应出具经法定代表人签署的授权委托书，如果公司章程有特殊规定的，该授权行为应符合公司章程的规定。
(四)、完善企业工商登记信息的公示制度。把企业的股东会成员、董事会成员、章程、注册资本、经营范围、资信状况、公章式样、法定代表人签字式样及法人的组织规程等进行备案，并将之对外公示。
总之，有必要修改关于合同成立的立法规定，逐步淡化公章在商业活动中的作用，同时完善法人的工商登记信息披露制度
一、公司公章由综合管理办公室负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经总经理批准并严格办理交接手续。
二、一般性介绍信及身份证明，须经综合管理办公室负责人或公章主管人员审核后，方可盖章，以备查。
三、对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。
四、公章禁止带出院外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，由综合管理办公室人员携带前往，用后立即带回。
五、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章。
六、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章。
七、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施。
八、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。
总公司证件使用申请表
申请日期： 年 月 日
申请人 申请部门
证件名称
用途说明 （请注明用途及使用期限）
部门经理审批 总经理审批
公章使用管理规定
公司公章管理不善将给公司带来太多麻烦，最近公司要求我起草一份公章管理规定，我草写了一下，希望能得到论坛里的高人指点！
公章使用管理规定
XX公司法字（2008）第1号
为规范公司业务专用章的使用，加强用章管理，制定本规定。
一、业务专用章的管理、保管权限：
第一条 业务专用章由法务部统一管理。
第二条法务经理、风险控制中心主管、非诉中心主管各保管一枚印章。
第三条各保管人不得私下自用、外借、丢失印章，未经批准不得将印章交接给他人。
第四条 用印人所在分行、组别和法务对盖章材料***同对外承担责任。
二、业务章使用范围：
第四条凡是须以公司名义签订的补充协议、收件收据、证明或其他材料，可申请盖章。
第五条为规避风险，法务有权向用印人询问用印材料的相关信息，并有权决定是否盖章，法务经审核不同意盖章的，须向用印人说明理由。
法务不说明不予盖章理由的，用印人可向法务经理投诉，由法务经理决定是否盖章。
三、用印盖章材料要求：
第六条盖章的材料不得用复印件或传真件。字迹须清晰、正确。用章材料必须已经填写完毕，不得有空白未填写部分。
第七条 用印人提供的材料不符合上述条件的，法务不予盖章。
四、使用印章程序：
第八条 用印人申请使用印章须按照以下程序进行：
1、填写《用印申请单》
用印须填写《用印申请单》，一类盖章材料填一份申请单。
申请单由分行经理级别以上人员在申请书上签字，申请单必须是原件，若传真件、复印件须电话确认真实性。
用印申请单经法务经理签字同意后。保管人依此进行盖章。若无法务经理签字，且需要立即盖章的，由保管人电话向经理请示，经理同意后予以盖章，事后经理在申请单上补签字。
各分行需保管用印申请单的复印件，以便法务与分行对盖章情况进行核实。
2、保管人进行盖章
印章保管人，须亲自对用印材料进行盖章，不得将印章交于他人进行盖章。其他人不得擅自使用印章进行盖章，或作他用。
3、提供盖章材料复印件
用印材料盖完章后，需向法务提供复印件一份，用印人须在复印件上签字留档保存。
复印件可由法务在公司进行复印。
4、用印人填写《业务章盖章登记表》
用印人必须如实填写《业务章盖章登记表》。
5、保管人核实《用印申请单》、《业务章盖章登记表》、用印材料、一致无风险后将用印材料交给用印人。
第九条法务对用印材料进行盖章后，以邮件形式将盖章信息向用印人的主管、经理进行通报，并抄送分区、区域经理。
五、用印时间地点：
第十条业务专用章要妥善保存，用印人须在办公时间内申请用印，如在非工作时间、节假日使用，需电话向法务经理申请，由法务经理指定时间地点印章保管人进行盖章
第十一条印章应妥善保管，原则上不得将公章带出公司办公区域使用。
六 、印章的保存
第十二条印章在不使用期间，印章保管人需将印章保存在保险柜、带锁的文件橱中，并保证只有自己能控制该公章，否则有此产生的责任有保管人承担。
第十三条 印章在使用期间，印章保管人必须保证印章在保管人的控制范围之内。
第十四条 用完印章须立即将印章收好。
第十五条法务确保有一位保管人在办公时间在公司进行盖章。如遇公司大型聚会，法务经理另行安排。
第十六条未经许可，非印章保管人使用印章盖章行为与印章保管人承担相应的责任。
七 处罚规则
第十七条保管人私下自用、外借、丢失印章的，处罚款 元。
第十八条保管人无正当理由不予盖章，并给分行业务造成影响的，处罚款 元。
第十九条保管人对空白材料进行盖章的。处罚款 元
第二十条 由于保管人的原因致使用印人自己盖章的。处罚款。
第二十一条保管人私自将公章带出办公区域的。
第二十二条保管人没有妥善保管印章，造成不利后果的。
第二十三条保管人没有按照用印程序进行盖章的，
第二十四条其他违反本规定给公司造成不良影响的。
八 印章的使用监督
第二十五条法务部诉讼中心监督印章的使用情况，每月16日，1日对分行使用印章情况进行核对，通报。
第二十六条罚款由 执行，罚款费用入 。
九 其他规定
第二十七条、法务内部用印严格按照上述规定
第二十八条、法务部授权诉讼中心对本规定进行解释
第二十九条、本规定自 年 月 日 起实施。