怎样建立人事档案资料

人事档案有狭义和广义之分，狭义的人事档案仅限于指员工档案，而广义的除此之外，还包含其它人事管理制度、流程、文档、表格和规范等。HR在日常工作中提及更多的往往是指以员工为单位（为中心）的相关档案，俗称员工档案。 笔者认为现从入职类、在职类和离职类三个方面去阐述档案的明细： 一、入职类的： 1、员工入职体检表或健康证明（入职前三个月内的为有效） 2、社保、公积金、银行卡、居住证及员工个人的毕业证、学位证及各类等级或职称证书等的复印件（这些员工个人基本信息的作用就不多说了） 3、员工上家单位的离职证明（规避用人及法律责任风险，如我们不会用那些“无法提供离职证明或被上家单位辞退的”员工，也不会用还“未与上家单位解约或兼职”的员工，尤其是与竞争手有签订保密协议或竞业避止协议的人） 4、入职承诺书（承诺与上家单位解除劳动关系，发生纠纷与公司无关；承诺工作履历和所提供资料真实可查；承诺已阅读员工手册或公司相关规章制度并愿意遵照执行等） 5、薪资核定表（入职时核定新员工薪资、为了保密一般是单位专人存放管理，我们公司是财务保存原件） 6、保密协议或竞业避止协议（不是所有人签，我们公司是研发人员、公司部门经理及以上人员、人资、财务等掌握公司重要经营信息的员工，并有选择性的签订） 二、在职类的： 1、员工试用期考评记录（试用期工作总结报告、转正申请表、转正评估审批表） 2、人事异动审批表单（调岗、升迁、降职、调薪等） 3、考勤记录（如请假申请审批表、考勤统计年报表、加班申请单等）、培训记录（培训签到表、培训总结与心得体会、培训考核试卷及结果分数、培训服务期协议等） 4、奖惩记录（荣誉证书、奖惩申请审批表、处罚通告/处罚单等） 5、考核记录（目标责任状、有员工签名的考核方案、考核统计结果等） 6、核心骨干员工/关键人才HR台帐（这是我们的特色哦，主要从态度、能力、业绩和关键事件等4个维度，一个季度评估一次） 三、离职类的： 1、员工离职申请表/员工离职申批表（先申请后审批，我们是分开的两张表） 2、员工离职交接表或交接清单 3、员工离职访谈表 4、开给员工的离职证明或解除劳动合同通知书 5、员工竞业避止期限会议纪要（明确离职员工的具体竞业避止期限） 员工档案并不是越多越好，合适就行。越多对管理的要求就越高，越仔细，管理成本也就更高，如一般的中小企业做好很难做到有考核记录或保密协议，甚至连离职访谈表都没有，只要不影响企业正常经营和运转，抓大放小、不拿来主义，也不面面俱到，结合企业实际情况有选择性的选取以上档案内容，就可以了。 建立这些人事档案的作用和意义何在？ 1、首先可以防范和规避不必要的法律风险。 2、其次可以更好地盘点公司人力状况和全方位的评估人才。 3、还可以发现员工的整体素质规律，有助于更好地做好人力规划、人员配置和补充优化，实现人才使用的合理化和最大化。 4、另外，也可以从研究员工档案中的员工知识素质、工作经验和工作技能等详细信息来制定激励措施和绩效考核，规划员工职业生涯发展，实现员工晋升渠道畅通，让档案真正为人才服务。 5、可据此制定和安排员工培训计划，制定员工培训发展战略，实现员工素质与能力的提升。 6、可据此深入了解员工需求，制定员工辅导和关爱方案，为员工排忧解难，做到更好关怀员工，尤其是关键人才。 7、利用档案中员工薪酬的记录和分析，能把握住员工薪酬晋升方向，按步骤合理制定出薪酬方案，这样不仅有利于实现薪酬增长的可持续性，合理利用好薪酬，更能在每一个阶段都激发出员工的内在潜能，提高员工工作效率。 总之，建立员工档案是做好人力资源其它工作的基础，身为HR，如何选用育留，都得时不时查阅和关注一下员工的档案。当你一筹莫展之时，看完员工档案之后，说不定会“柳暗花明又一村”