公文的特点和作用分别是什么?
公文的特点
(1)具有鲜明的政治性和政策性。公文随着阶级和国家的产生而出现,是统治阶级维护其统治地位和阶级利益的工具,就我们社会主义中国来说,它是维护全体人民利益,实现广大人民群众利益的工具。因此,公文具有鲜明的政治色彩,公文的制发是一种政治活动的体现,它所承载的内容具有明确的政治意图,这是公文最本质的特征。同时,代表一定阶级利益的国家政权和社会政治集团为了实现政治统治、社会和生产管理,必须制定一系列的方针、政策和法律、法令,为了保证这一系列的方针、政策和法律、法令得以贯彻落实,需要采取一些具体的强制性的实施办法和措施,而公文就是传达这些办法和措施内容的重要工具,所以公文又具有很强的政策性。
(2)具有高度的权威性和严肃性。公文担负着国家机关、单位行使权力、组织和推动各项公务活动的重任。因此,具有高度的权威性,对受文单位有着不可动摇的约束力,在贯彻执行公文过程中,受文单位不允许擅自改变、变通、曲解公文的精神,更不允许加以抵制。正因为公文代表了制发机关的法定权威并具有行政约束力,所以公文具有严肃性。制发公文是一项严肃的工作,必须按照既定程序、格式来进行,它通过文件的起草、修改、审核、校对等多道工序层层把关,使公文的制发处在多方、多环节的监督之下,从而使公文的准确性、有效性、合理性得到保证。
(3)具有强烈的倾向性和标志性。任何一级组织和机关颁发的公文,就其思想政治内容而言,都有着强烈的倾向性。赞成什么,反对什么,提倡什么,限制什么,都要一清二楚、明明白白,既不能含含糊糊,吞吞吐吐,也不能模棱两可,藏锋隐锐。这是由其思想政治内容的明确性和公文本身的目的性决定的。任何公文实际上都是代组织和机关而立言的,都是一级组织和机关对自身行为的书面语言的包装。任何组织和机关颁发的公文,就其产生的客观效果看,无疑是该组织和机关在社会和世人面前树立的一面旗帜和标志,它不仅让人们了解到其思想倾向和政治态度,也能让世人认识其面目和形象,因此,公文既有强烈的倾向性,又有强烈的标志性。
(4)具有现实的指导性和时效性。公文是随着具体工作的开展而产生和使用的,通过强制或引导的方式告诉人们应该做什么、怎么做,什么不应该做、不能做,本身就是一种行为规范,目的在于指导实际工作,因此,它同样具有相对的时限要求。随着工作进度的不断发展,情况的不断变化,以及发文机关本身的不断变革,旧的公文会不断被新的公文所取代。一项工作结束之后,那么为开展这项工作而形成并使用的公文也就自然结束了使命。公文的使用寿命长短不一,有的时效性长,如法规性文件,有效期可达十几年、几十年甚至更长,通过不断地修订完善,可持续不断地延续下去;有的时效性短,如某一单项工作的部署、检查等,随着这项工作的终结,公文的效用也便结束了。
(5)具有严格的程式性和规范性。所谓程式,就是指公文的撰写和处理具有一系列的原则、方法、程序、规范和程式等。制发公文应当遵循严格的程式和特定的结构,从公文的内容看,它有一套自成体系的撰写格式和规范要求;从公文的形式看,它有规范的文面、眉首、主体、版记等,并且各部分都纳入规范化、标准化的管理;从公文的管理看,它有一系列的办文程序、管理制度。这些程式化的规定和要求,在行文中都必须严格遵守,任何单位和个人都不能另搞一套,自行其是、擅自改变。
(6)具有特定的密级性和范围性。机关公文都会由制发机关根据公文制作目的和要求,确定其流通范围。除了公告、布告、通知等公布性的公文外,大多数公文都是内部公文,都有密级限制,需要严格保密。凡有密级限制的公文都统称为机密性公文。凡根据规定可以接触和阅读公文的人员,都有保密的义务和责任。通常来说,公文的密级限制和发放范围大体是一致的,密级高的公文,发放范围就规定得相对窄些,密级低的公文,发放范围就规定得相对宽泛一些。因此,公文的发放范围往往是根据工作需要和机密程度因文而异。
公文的作用
公文因其性质、种类、特点和流通范围不同,其发挥的社会作用也不尽相同。任何一种公文或文件,它所发挥的作用并不都是单一的,往往同时具有几种效能和作用。
一是领导指导作用。党和政府机关的领导作用,很重要的一条是制定路线、方针、政策,制发各种方法、措施。而路线、方针、政策、措施,通常是以制成各种公文的形式下达的。上级机关下发的文件,就是把领导意图直接发布出去,表明对有关问题的态度,并提出解决的意见、办法;这些文件对各条战线、各个地区的工作都起着领导和指导的作用。
二是联系公务作用。各级党政机关单位都是党和国家政权机构的一个组成部分,各机关单位之间必须保持密切的联系,使之上下沟通,左右协调,彼此了解。公文本来就顺应着联系和处理公务的需要产生的。联系、处理公务的范围是十分广泛的。一个机关、单位反映意见、交流情况、解答问题、商洽工作等联系上下左右的活动,往往都是通过公文往来实现。比如,下级机关经常以请示、报告、汇报等形式,把工作中的情况问题反映给上级机关,这对于上级领导机关了解下情,行使职权,推动工作,都是非常需要的。
三是宣传教育作用。任何一种公文,从党中央、国务院的“红头文件”,到乡、街道的通知、公告,都是通过宣传某种主张、阐发某种道理去说服教育广大党员、干部和群众的,目的是让广大党员、干部和人民群众相信文件的内容和观点是正确的,以使其自觉执行。公文的宣传教育作用,体现在公文中要提出工作方针、任务和措施,讲解工作意义,使人们提高认识,使人们不但知道要做什么,怎么去做,而且知道为什么要这样做;从而减少盲目性,增强自觉性,把党和政府的意图变为自觉的行动。
四是规范言行作用。在我国,许多党的纪律、行政法令法规都是通过公文颁发并宣布生效的,而有些公文,如布告、通知、指示、命令、条例、规定等,本身就具有法律效力,一经发布,就必须坚决执行,任何人不得违反。这样,它们就必然成为人们在某一方面的言论、行为的规范。
五是工作依据和法律凭证作用。公文是用于记录和传达机关意图的,下发后,又要求有关部门和个人必须遵照执行,这自然就使公文起到工作依据和凭证作用,人们要根据公文的内容和精神处理工作,因而与之相关的公文就是进行这一工作的依据。任何一种公文,已经形成并发布之后就具有法规效力,本身就是法律凭证,因此,过若干年后,为了说明或弄清某个问题,都可以文为据,或对簿公堂,或公布于众。执法和仲裁机构也可以此为据,对事情的是非曲直做出客观公正的裁决。
六是门面和形象作用。任何种类或形式的公文,最直接最现实的目的,是为了传达和记录机关或组织的意图或活动,代机关或组织立言,这也应该是公文最基本的作用。公文之所以能够产生并成为现实存在,其最主要的原因也在于此,当党和国家领导机关形象成了某项方针、政策,要下达于下级,并使之得到贯彻执行,就必须依靠公文将其记录下来,传达到全国或有关部门和单位。从这个意义上说,公文是机关或组织的留声机,是机关或组织的喉舌,也是机关或组织的门面。它的质量优劣与否,不仅直接影响到机关或组织的权威,也影响到机关或组织的形象。从这个意义上说,机关或组织的公文实际上是机关或组织以外部门和单位观察、认识机关或组织的一面镜子和窗口,通过公文这面镜子和窗口,人们可以清楚地窥出公文制发者的品格和风貌。
七是历史记载和文献作用。党政机关或组织正式发布的各种公文,本身就是为了传达指示,指导工作而产生的。而公文一旦办结立卷归档之后,过十年、百年甚至更长时间,自然就成为一种历史材料,这些材料作为档案保存下来,不仅具有重要的历史文献价值,同时,还具有较高的科学研究价值,足可为后来者查阅和研究历史提供信实的材料和可靠的证据。