律师事务所存在的风险隐患

律师事务所管理过程中的风险与防范

随着中国法治进程的不断进步,制约律师、律师事务所的法律法规等越来越多,使律师、律师事务所在执业过程中面临的风险也越来越多。律师、律师事务所要想良性、有效地在律师协会、司法行政机关的双重管制下稳步发展,无疑须先得明白各规章制度所隐含的风险及学会如何防范。律师事务所作为律师的执业机构,在某种程度上同律师的利益是相辅相承的。然而,由于律师事务所系律师的直接管理者和责任的承担者,在某种程度上使得律师同律师事务所的利益发生了冲突。那么,律师事务所在管理的过程中不仅要考虑各规章制度对其直接造成的风险,还要考虑各法规对律师个人的执业规范所带来的间接风险。

为了能有效的预见律师事务所在管理方面可能存在的各种风险及通过制定规范的管理规定来防范风险的发生,本文将从三个方面来阐述律师事务所管理过程中的风险与防范措施:

一、律师违法执业给律师事务所带来的风险

律师提供法律服务必须以律师事务所的名义,我国禁止律师以个人名义执业。因此,律师的执业行为很大程度上就等同于律师事务所的执业行为。那么,律师的违法执业行为必然会使律师事务所遭受经济损失、声誉损失等其他损失的风险。根据《中华人民***和国律师法》、《律师和律师事务所违法行为处罚办法》等规章制度中关于律师违法执业所带来的行政处罚等级可将律师执业中的违法行为分为三大类:

第一类:行政处罚为“给予警告,可以处五千元以下的罚款;有违法所得的,没收违法所得;情节严重的,给予停止执业三个月以下的处罚。”的违法行为。

1.同时在两个以上律师事务所执业或以非律师身份从事法律服务的违法行为:(一)在律师事务所执业的同时又在其他律师事务所或者社会法律服务机构执业的;(二)在获准变更执业机构前以拟变更律师事务所律师的名义承办业务,或者在获准变更后仍以原所在律师事务所律师的名义承办业务的。

2.以不正当手段承揽业务的违法行为:(一)以误导、利诱、威胁或者作虚假承诺等方式承揽业务的;(二)以支付介绍费、给予回扣、许诺提供利益等方式承揽业务的;(三)以对本人及所在律师事务所进行不真实、不适当宣传或者诋毁其他律师、律师事务所声誉等方式承揽业务的;(四)在律师事务所住所以外设立办公室、接待室承揽业务的。

3.在同一案件中为双方当事人担任代理人,或者代理与本人及其近亲属有利益冲突的法律事务的违法行为:(一)在同一民事诉讼、行政诉讼或者非诉讼法律事务中同时为有利益冲突的当事人担任代理人或者提供相关法律服务的;(二)在同一刑事案件中同时为被告人和被害人担任辩护人、代理人,或者同时为二名以上的犯罪嫌疑人、被告人担任辩护人的;(三)担任法律顾问期间,为与顾问单位有利益冲突的当事人提供法律服务的;(四)曾担任法官、检察官的律师,以代理人、辩护人的身份承办原任职法院、检察院办理过的案件的;(五)曾经担任仲裁员或者仍在担任仲裁员的律师,以代理人身份承办本人原任职或者现任职的仲裁机构办理的案件的。

4.从人民法院、人民检察院离任后二年内担任诉讼代理人或者辩护人的违法行为:曾经担任法官、检察官的律师,从人民法院、人民检察院离任后二年内,担任诉讼代理人、辩护人或者以其他方式参与所在律师事务所承办的诉讼法律事务的。

5.拒绝履行法律援助义务的违法行为:(一)无正当理由拒绝接受律师事务所或者法律援助机构指派的法律援助案件的;(二)接受指派后,懈怠履行或者擅自停止履行法律援助职责的。

第二类:行政处罚为“给予警告,可以处一万元以下的罚款;有违法所得的,没收违法所得;情节严重的,给予停止执业三个月以上六个月以下的处罚”的违法行为。

1.私自接受委托、收取费用,接受委托人财物或者其他利益的违法行为:(一)违反统一接受委托规定或者在被处以停止执业期间,私自接受委托,承办法律事务的;(二)违反收费管理规定,私自收取、使用、侵占律师服务费以及律师异地办案差旅费用的;(三)在律师事务所统一收费外又向委托人索要其他费用、财物或者获取其他利益的;(四)向法律援助受援人索要费用或者接受受援人的财物或者其他利益的。

2.接受委托后,非因以下情形,拒绝辩护或者代理,不按时出庭参加诉讼或者仲裁的违法行为:(一)委托事项违法,或者委托人利用律师提供的法律服务从事违法活动的;(二)委托人故意隐瞒与案件有关的重要事实或者提供虚假、伪造的证据材料的;(三)委托人不履行委托合同约定义务的;(四)律师因患严重疾病或者受到停止执业以上行政处罚的;(五)其他依法可以拒绝辩护、代理的。

4.利用提供法律服务的便利牟取当事人争议的权益的违法行为:(一)采用诱导、欺骗、胁迫、敲诈等手段获取当事人与他人争议的财物、权益的;(二)指使、诱导当事人将争议的财物、权益转让、出售、租赁给他人,并从中获取利益的。

5.泄露商业秘密或者个人隐私的违法行为:律师未经委托人或者其他当事人的授权或者同意,在承办案件的过程中或者结束后,擅自披露、散布在执业中知悉的委托人或者其他当事人的商业秘密、个人隐私或者其他不愿泄露的情况和信息的。

第三类:行政处罚为“给予停止执业六个月以上一年以下的处罚,可以处五万元以下的罚款;有违法所得的,没收违法所得;情节严重的,吊销其律师执业证书;构成犯罪的,依法追究刑事责任”的违法行为。

1.违反规定会见法官、检察官、仲裁员以及其他有关工作人员,或者以其他不正当方式影响依法办理案件的违法行为:(一)在承办代理、辩护业务期间,以影响案件办理结果为目的,在非工作时间、非工作场所会见法官、检察官、仲裁员或者其他有关工作人员的;(二)利用与法官、检察官、仲裁员或者其他有关工作人员的特殊关系,影响依法办理案件的;(三)以对案件进行歪曲、不实、有误导性的宣传或者诋毁有关办案机关和工作人员以及对方当事人声誉等方式,影响依法办理案件的。

2.向法官、检察官、仲裁员以及其他有关工作人员行贿,介绍贿赂或者指使、诱导当事人行贿的违法行为:(一)利用承办案件的法官、检察官、仲裁员以及其他工作人员或者其近亲属举办婚丧喜庆事宜等时机,以向其馈赠礼品、金钱、有价证券等方式行贿的;(二)以装修住宅、报销个人费用、资助旅游娱乐等方式向法官、检察官、仲裁员以及其他工作人员行贿的;(三)以提供交通工具、通讯工具、住房或者其他物品等方式向法官、检察官、仲裁员以及其他工作人员行贿的;(四)以影响案件办理结果为目的,直接向法官、检察官、仲裁员以及其他工作人员行贿、介绍贿赂或者指使、诱导当事人行贿的。

3.向司法行政部门提供虚假材料或者有其他弄虚作假行为的违法行为:(一)在司法行政机关实施检查、监督工作中,向其隐瞒真实情况,拒不提供或者提供不实、虚假材料,或者隐匿、毁灭、伪造证据材料的;(二)在参加律师执业年度考核、执业评价、评先创优活动中,提供不实、虚假、伪造的材料或者有其他弄虚作假行为的;(三)在申请变更执业机构、办理执业终止、注销等手续时,提供不实、虚假、伪造的材料的。

4.故意提供虚假证据或者威胁、利诱他人提供虚假证据,妨碍对方当事人合法取得证据的违法行为:(一)故意向司法机关、行政机关或者仲裁机构提交虚假证据,或者指使、威胁、利诱他人提供虚假证据的;(二)指示或者帮助委托人或者他人伪造、隐匿、毁灭证据,指使或者帮助犯罪嫌疑人、被告人串供,威胁、利诱证人不作证或者作伪证的;(三)妨碍对方当事人及其代理人、辩护人合法取证的,或者阻止他人向案件承办机关或者对方当事人提供证据的。

5.接受对方当事人财物或者其他利益,与对方当事人或者第三人恶意串通,侵害委托人权益的违法行为:(一)向对方当事人或者第三人提供不利于委托人的信息或者证据材料的;(二)与对方当事人或者第三人恶意串通、暗中配合,妨碍委托人合法行使权利的;(三)接受对方当事人财物或者其他利益,故意延误、懈怠或者不依法履行代理、辩护职责,给委托人及委托事项的办理造成不利影响和损失的。

6.扰乱法庭、仲裁庭秩序,干扰诉讼、仲裁活动的正常进行的违法行为:(一)在法庭、仲裁庭上发表或者指使、诱导委托人发表扰乱诉讼、仲裁活动正常进行的言论的;(二)阻止委托人或者其他诉讼参与人出庭,致使诉讼、仲裁活动不能正常进行的;(三)煽动、教唆他人扰乱法庭、仲裁庭秩序的;(四)无正当理由,当庭拒绝辩护、代理,拒绝签收司法文书或者拒绝在有关诉讼文书上签署意见的。

7.煽动、教唆当事人采取扰乱公***秩序、危害公***安全等非法手段解决争议的违法行为:(一)煽动、教唆当事人采取非法集会、游行示威,聚众扰乱公***场所秩序、交通秩序,围堵、冲击国家机关等非法手段表达诉求,妨害国家机关及其工作人员依法履行职责,抗拒执法活动或者判决执行的;(二)利用媒体或者其他方式,煽动、教唆当事人以扰乱公***秩序、危害公***安全等手段干扰诉讼、仲裁及行政执法活动正常进行的。

8.发表危害国家安全、恶意诽谤他人、严重扰乱法庭秩序的言论的违法行为:(一)在承办代理、辩护业务期间,发表、散布危害国家安全,恶意诽谤法官、检察官、仲裁员及对方当事人、第三人,严重扰乱法庭秩序的言论的;(二)在执业期间,发表、制作、传播危害国家安全的言论、信息、音像制品或者支持、参与、实施以危害国家安全为目的活动的。

9.违反保密义务规定,故意或者过失泄露在执业中知悉的国家秘密的违法行为。

二、律师事务所违法执业所带来的风险

律师事务所自身违法执业的行为更会直接导致律师事务所的损失,根据我国《律师法》及相关法规规定:律师事务所有下列情形之一的,司法行政机关视其情节给予警告、停业整顿一个月以上六个月以下的处罚,可以处十万元以下的罚款;有违法所得的,没收违法所得;情节特别严重的,吊销律师事务所执业许可证书。

1.违反规定接受委托、收取费用的违法行为:(一)违反规定不以律师事务所名义统一接受委托、统一收取律师服务费和律师异地办案差旅费,不向委托人出具有效收费凭证的;(二)向委托人索要或者接受规定、合同约定之外的费用、财物或者其他利益的;(三)纵容或者放任本所律师私自接受委托、收取费用,接受委托人财物或者其他利益的违法行为的。

2.违反法定程序办理变更名称、负责人、章程、合伙协议、住所、合伙人等重大事项的违法行为:(一)不按规定程序办理律师事务所名称、负责人、章程、合伙协议、住所、合伙人、组织形式等事项变更报批或者备案的;(二)不按规定的条件和程序发展合伙人,办理合伙人退伙、除名或者推选律师事务所负责人的;(三)不按规定程序办理律师事务所分立、合并,设立分所,或者终止、清算、注销事宜的。

3.从事法律服务以外的经营活动的违法行为:(一)以独资、与他人合资或者委托持股方式兴办企业,并委派律师担任企业法定代表人或者总经理职务的;(二)从事与法律服务无关的中介服务或者其他经营性活动的。

4.以诋毁其他律师事务所、律师或者支付介绍费等不正当手段承揽业务的违法行为:律师事务所从事或者纵容、放任本所律师以不正当手段承揽业务。

5.违反规定接受有利益冲突的案件的违法行为:(一)指派本所律师担任同一诉讼案件的原告、被告代理人,或者同一刑事案件被告人辩护人、被害人代理人的;(二)未按规定对委托事项进行利益冲突审查,指派律师同时或者先后为有利益冲突的非诉讼法律事务各方当事人担任代理人或者提供相关法律服务的;(三)明知本所律师及其近亲属同委托事项有利益冲突,仍指派该律师担任代理人、辩护人或者提供相关法律服务的;(四)纵容或者放任本所律师有本办法第七条规定的违法行为的。

6.拒绝履行法律援助义务的违法行为:(一)无正当理由拒绝接受法律援助机构指派的法律援助案件的;(二)接受指派后,不按规定及时安排本所律师承办法律援助案件或者拒绝为法律援助案件的办理提供条件和便利的;(三)纵容或者放任本所律师有本办法第九条规定的违法行为的。

7.向司法行政部门提供虚假材料或者有其他弄虚作假行为的违法行为:(一)在司法行政机关实施检查、监督工作时,故意隐瞒真实情况,拒不提供有关材料或者提供不实、虚假的材料,或者隐匿、毁灭、伪造证据材料的;(二)在参加律师事务所年度检查考核、执业评价、评先创优活动中,提供不实、虚假、伪造的材料或者有其他弄虚作假行为的;(三)在办理律师事务所重大事项变更、设立分所、分立、合并或者终止、清算、注销的过程中,提供不实、虚假、伪造的证明材料或者有其他弄虚作假行为的。

8.对本所律师疏于管理,造成严重后果的违法行为:(一)不按规定建立健全内部管理制度,日常管理松懈、混乱,造成律师事务所无法正常运转的;(二)不按规定对律师执业活动实行有效监督,或者纵容、袒护、包庇本所律师从事违法违纪活动,造成严重后果的;(三)纵容或者放任律师在本所被处以停业整顿期间或者律师被处以停止执业期间继续执业的;(四)不按规定接受年度检查考核,或者经年度检查考核被评定为“不合格”的;(五)不按规定建立劳动合同制度,不依法为聘用律师和辅助人员办理失业、养老、医疗等社会保险的;(六)有其他违法违规行为,造成严重后果的。

三、规范律师事务所管理体制防范执业风险

为了有效规避律师、律师事务所违法执业给律师事务所带来的风险损失,律师事务所应当依照《中华人民***和国律师法》和有关法律、法规、规章及行业规范,建立健全执业管理和其他各项内部管理制度,加强对本所律师执业行为的监督。

1.建立完善的委托代理制度,加强利益冲突审查

律师承办业务,由律师事务所统一接受委托,与委托人签订书面委托合同。

律师事务所受理业务,应当进行利益冲突审查,不得违反规定受理与本所承办业务及其委托人有利益冲突的业务。

通过建立专门的收案审批制度,严格审查本所律师在承办业务时是否存在“违反规定接受有利益冲突的案件的违法行为”中规定的情形,从而有效避免因违反相关规定所带来的风险。

2.健立健全财务管理制度,统一收费并开具有效发票

律师事务所应当按照有关规定统一收费,建立健全收费管理制度,严格按照政府指价格收取律师服务费用,及时查处有关违规收费的举报和投诉;建立健全财务管理制度,建立和实行合理的分配制度及激励机制;依法纳税;不从事法律服务以外的经营活动。

3.严格律师事务所的公章、执业许可证等管理制度

律师事务所公函、介绍信等在盖章、出具前,应要求律师填妥相关内容,经核对确属已受理案件后,再行登记、盖章、出具;

律师以律师事务所名义对外出具律师函、法律意见书等重要法律文书时,须设立有效的审查程序:内容简单、无争议的法律文书可由经办律师签字确认后登记盖章出具;较为复杂、存有争议的法律文书须提交集体讨论并由律师事务所主任或业务主管人员审查确认后,方可登记、盖章、出具。以防范律师私自接受委托、工作失误等执业风险的发生。

律师事务所应当妥善保管、依法使用本所执业许可证,不得变造、出借、出租。

4.建立健全统一律师事务所文书格式,便于规范管理

律师事务所与委托人签订的各类《委托代理合同》、《授权委托书》等格式文书应当有统一格式,其中应将委托人在诉讼或非诉案件中可能存在的法律风险进行提示,并告知其权利义务;在程序方面还应建立类似《接收当事人材料清单》、《送达当事人材料清单》等格式文书,方便律师事务所与委托人之间更好的合作,避免不必要法律冲突,并通过书写《律师工作日志》等形式,及时告知委托人案件的进展情况,这些规范文书的使用,不仅保护了委托人的利益,更能够在无形中加强律师事务所对律师的管理,从而减少律师在执业过程中给律师事务所带来的执业风险。

5.加强律师事务所档案管理制度

律师事务所应当按照规定建立健全档案管理制度,对所承办业务的案卷和有关资料及时立卷归档,妥善保管。

律师业务档案,是律师进行业务活动的真实记录,反映律师基本的工作情况。根据业务档案,可以体现律师办案质量的高低,做好律师业务档案的开发利用,对于指导律师办案和引导律师事务所向健康的方向发展都将发挥积极的作用。

6.加强本所律师的职业道德和执业纪律教育,指导律师依法执业

律师事务所应当加强对本所律师的职业道德和执业纪律教育,组织开展业务学习和经验交流活动,并指导本所律师依法执业,履行法律援助义务,建立承办重大疑难案件的集体研究和请示报告制度,对律师在执业活动中遵守法律、法规、规章,遵守职业道德和执业纪律的情况进行监督,发现问题及时予以纠正。以提高律师的办案能力和执业操守来降低律师执业给律师事务所带来的风险。

7.建立委托人回访制度

委托人是律师及律师事务所执业活动的基础及根本权利义务的来源。委托人需要律师提供优质高效的法律服务来维护自己的权益,律师需要通过向委托人提供优质高效的法律服务来获得生存和发展,两者之间相辅相成,互为依托。

建立健全的委托人回访制度不仅可以及时沟通律师与委托人之间存在矛盾纠纷,从而及时采取措施化解;更能通过委托人对律师服务质量的反馈来提高律师的业务水平和服务质量,使得律师、律师事务所在赢得委托人的认可的同时获得更好的声誉和案源。

回访时,还要注意了解竞争对手的优势、市场定位、竞争手段和发展趋势等问题,为委托人出谋划策,确保委托人的回访工作取得实效。

8.积极推行律师事务所律师的专业化分工,防范执业风险

随着市场经济的不断发展,社会需求不仅对律师个人提出了专业化的执业要求,也对律师事务所提出了专业化分工与协作的管理要求。律师事务所应注重根据律师的个人特点和专业特长,组建不同的专业部门和工作团队,将法律事务按照专业特长而不是案件来源进行分配,安排具有相关专业特长的律师来完成案件。推行律师事务所律师进行专业化分工能够有效地提高工作效率,保证法律服务质量,防范律师的执业风险。

9.积极改善律师的外部执业环境

律师事务所可以通过发展业务、担任政府机构法律顾问等形式,使律师事务所的社会影响力逐渐扩大;而律师事务所的律师则可通过参选成为各级人大代表或政协委员,使律师参政、议政的能力得以增强,借此平台,律师可主动地对律师执业环境的改善提出意见和建议,以有效的避免或减少律师、律师事务所执业风险的产生,从而实际上提高律师的工作质量,推动律师事务所的稳健发展。