员工手册的作用
关于编写员工手册的建设性意见
一、编写员工手册的重要性及作用
当前普遍存在新进员工对公司管理制度、企业文化、相关基本手续的办理程序认识不清等问题。虽然这和员工自我素质，重视程度等密切相关，但更主要的是没有形成常态化机制。所以，笔者认为编制员工手册的办法，可以补上这块短板。另外，员工对于相关基本手续办理程序不明，也不利于办事效率的提高，甚至可能损害员工的基本利益。而在员工手册中予以明确，可以很好地解决这个问题。例如工伤手续如何办理，所需走的流程，资料，注意事项等，现在一般遇到这种情况，都是先咨询人力资源管理部门，再去办理。如果在员工手册中予以明确，就可以提高效率。此外相关内容编入员工手册，作为基本培训教材，可以减少培训资料的打印，节约相应成本。
员工手册的作用在于让员工了解企业，形成核心竞争力，向心力，凝聚力，知道企业的基本制度，形成正确的行为规范，更好地保护自身的权益。对于企业来说，编写员工手册可以更好地培养高素质人才，有利于公司未来的发展。
员工手册应本着?精简，实用，全面?三个基本要求来编写。所谓精简，就是要求把最重要、最基本的东西编写进去，内容不可多而杂，要一目了然。所谓实用，就是不单独写理论方面，要注重实用性，有效性。所谓全面，就是在员工手册中要注重考虑到员工基本的方面，尽量维护员工利益。
二、编写员工手册的要求
1.编写部门。员工手册应由人力资源管理部门具体负责编写，其他部门本着结合实际、相互配合的原则完成配合工作。编写中应适当听取员工意见、建议，以达到逐步完善的目的。
2.编写原则。员工手册应本着?精简，实用，全面?三个基本要求来编写。所谓精简，就是要求把最重要、最基本的东西编写进去，内容不可多而杂，要一目了然。所谓实用，就是不单独写理论方面，要注重实用性，有效性。所谓全面，就是在员工手册中要注重考虑到员工基本的方面，尽量维护员工利益。
3.编写内容。对应上面的编写原则，笔者认为应包括以下几个方面的内容。
第一，公司简介是了解公司的一面镜子，是第一眼对公司的印象，公司简介要做到简洁、全面，让员工尽 快了解，同时要及时更新。
第二，企业文化可以使员工更好地了解企业的核心价值观，为企业发展贡献力量。
第三，员工须知、员工管理制度、员工奖罚制度这些都是让员工了解企业的基本制度。制度中重要的、易疏漏、易犯错的应用重点符号表 明，如考勤、请假制度等。奖惩制度由于直接关系到员工的切身利益，应更加进一步予以明确，引起员工应有的重视。员工基本权利及手续的办理，应让员工明确自己所拥有的基本权利，特别是本地员工与外地员工有区别的(如探亲假)，应予以特殊标注。涉及到与员工利益、福利相关的内容，如社保、公积金、档案等基本手续的办理程序，应着重予以说明。以上方面是固定内容，其他方面则应灵活处理，笔者建议组织架构、相关部门职责及岗位设置可以编入，让员工对组织架构有个基本了解。对一线员工应加上基本的操作流程，形成初步印象。
另外，为让员工在工作中免受或少受伤害，可以在员工手册中增加一些基本的自救知识，如止血、骨折等应急处理措施，提高自我保护能力。在员工手册的最后，可以留出一页作为意见反馈页，员工在看完员工手册后，可以写下意见，作为意见反馈，无意见的也应把这份东西上交人力资源管理部门，作为培训结果的反馈。对于意见，人力资源管理部门应由专人整理，汇总。
三、员工手册编写的注意点
1.与国家规定不冲突。不可与国家规定冲突，这是最基本的一条。任何违法的条款都不可以在员工手册中体现出来，有违规嫌疑的，也应及时回避。法律、政策如有新调整的，手册相关内容也应随时予以更新。
2.与培训考核相联系。员工手册中的相关内容可以纳入岗前培训考核的内容之中，特别是员工容易出错、遗忘的方面可以在培训中加大考察的力度，力求通过考察使员工熟练掌握。
3.及时更新不遗漏。员工手册应不断加以完善，建议人力资源管理部门每年在固定的时间(一般为年底前)，结合公司情况及员工的意见对员工手册进行修订，力求完善。
四、其他事项
1.编写人员的素质要求。作为员工手册的编写人员，除了在编写过程中做到认真、细致外，还必须对员工手册上的内容要有深入的了解，要达到会讲解、会解释的水平，为员工更好地了解内容服务。另外，随着手册内容的更新，编写人员也应不断更新知识，提高水平。
2.员工手册的发放及回收。员工手册应由人力资源管理部门负责统一的发放、回收工作，一般员工在员工报到之时发放，运行部员工应在岗前培训之前发放，作为培训教材使用。员工离职应及时交还手册，由于其他原因无法交还的，在离职手续办理时说明理由。由人力资源管理部门统一保管员工交还的员工手册。
3.员工手册的保管。由于员工手册的内容可能涉及到公司的核心内容，所以员工在公司期间应妥善保管员工手册，防止内容外泄，为其他相关行业利用。
中小企业员工手册编制?四步法??员工手册?，简单地说就是能够让员工快速了解公司并能规范员工日常行为的小册子，它有两项基本功能：一是使刚进入公司的?准员工?能够快速了解公司的历史、文化、运作模式、员工管理政策、日常行为规范等，快速成长为公司的?合格员工?;二是规范员工的日常行为，强化行业或公司的特殊要求，提升公司整体的运作效率。
对于中小企业来说，如果能够有效地发挥?员工手册?的功效，一方面可以缩减培训成本与员工管理成本，另一方面还可以促使员工降低工作失误率与事故率，从而提高员工的工作效率与效果。?员工手册?的编制往往需要以明晰的企业文化和规范的人力资源管理体系为基础，而目前我国大部分中小企业的企业文化还处在混沌状态，人力资源管理体系也还不够规范，在这种状况下，中小企业该如何编制既适合自身又不失操作性的?员工手册?呢?笔者根据多年的咨询实践经验，针对性地提出了编制员工手册的?四步法?。
第一步：定框架
?定框架?，即确定?员工手册?内容的基本框架。一般来说，一套完整的员工手册其基本框架应该包括五个部分：第一部分是?写在前面的话?，第二部分是?公司概述?，第三部分是?行为规范?和?特殊的职业要求?，第四部分是?员工管理制度?，第五部分是?附则?。对中小企业来说，同样可以直接将这个基本架构作为员工手册的主要内容，然后，在这一主框架的基础上，确定相应的次级框架。
用好?写在前面的话?
这部分的内容通常是以公司的最高行政长官名义签发，其主要目的是?欢迎员工并激发员工学习手册的热情?，因而，其次级框架通常包括以下几个方面：
(1)欢迎词;(2)员工可通过员工手册获得什么;(3)祝语与希望：(4)签名。最近两年，中小企业在编制员工手册的时候，虽然在结构上都会包含这一部分，但在次级框架确定时却经常出现偏差，往往把?总则?作为次级框架的一个项目。例如，一家有员工800多人的不锈钢架制造企业，其?写在前面的话?的次级框架的项目在包括?欢迎词?之外，还包含有?本手册的编写目的，本手册的指导思想、适应范围以及希望员工遵守手册?等项目。以这样?写在前面的话?开篇的员工手册从形式上说不伦不类，从效果上说会使员工产生反感，影响其对员工手册的学习效果和进一步的内化、执行。因此，建议中小企业在编写员工手册时，严格按照?欢迎词、学习员工手册的收获、祝语与希望及签名?的次级框架进行编写。
灵活运用?公司概述?
?公司概述?部分的目的就是让员工快速了解公司、快速融入公司。这部分的次级框架通常包括以下几个方面，(1)公司的价值观：(2)公司的战略目标;(3)公司业务概况介绍;(4)公司的组织架构;(5)公司的发展历史;(6)公司的企业文化等项目。
大型企业的员工手册都非常重视这部分的内容，然而，许多中小企业却往往忽视这一部分。笔者诊断过的中小企业中有近60%的员工手册没有这部分内容，导致这一现象出现的根本原因是许多中小企业根本就没有明确的价值观、发展目标等，也没有意识到这部分内容对新进员工了解公司、融入公司所起的作用，以及这部分内容对于树立公司形象的重要意义。因此，建议中小企业务必将?公司概述?作为员工手册主框架的一项重要内容，但在确定这个主项目的次级框架时，可以根据企业的实际情况灵活处理，如果公司目前尚没有明确的价值观或发展战略目标，也没有提炼出明确的企业文化，那么暂时可以将?公司业务介绍、发展历史及组织架构等?作为?公司概述?的次级框架，同时，要着手明确公司的价值观、战略目标等，适时地提炼出自己的企业文化。
明确?行为规范?和?特殊的职业要求?
通过对行为规范或特殊的职业要求的学习和理解，可以提升公司员工整体的职业素养，进而提升员工的工作效率与业绩。这部分的次级框架通常包括以下内容：(1)公司日常行为规范;(2)公司日常工作中的行为规范;(3)对外业务交往中的行为规范;(4)行业特殊职业要求(例如食品行业对卫生行为的要求等)。目前，部分行业的中小企业比较重视这部分内容，例如酒店行业、连锁专卖行业、保险行业等，但许多制造企业对这部分却重视不足。因此，建议中小企业在编制员工手册时，不要考虑自身属于什么样的行业、不管目前具备不具备相关的制度，都要将这部分作为员工手册主框架的一项主要项目，目前没有相关制度的公司务必马上组织相关人员进行编制，因为，缺少这部分的员工手册对员工行为的引导作用将大大减弱。
重点制定?员工管理制度?
这部分是目前中小企业的员工手册中最重视的部分，通过这部分内容，企业可以让员工充分了解相关制度与要求，进一步规范员工行为、降低员工管理成本。因而，这部分内容应该涉及从员工聘用到离职的一系列员工管理制度，其次级框架应该包括以下主要内容：(1)聘用与离职(入职培训、试用、人事关系、离职管理等);(2)工作时间(正常上班时间、出勤、加班等);(3)报酬与福利;(4)休假;(5)员工培训与发展;(6)奖惩制度及其它。不过，实际情况中，许多中小企业员工手册这部分的次级框架，往往仅仅包含强调对员工约束的部分，如考勤、加班、奖惩等，而忽略员工最关心的、与员工发展和福利相关的内容。例如，一家办公家具制造企业员工手册的?员工管理制度?部分，仅包括了劳动合同、考勤与加班、奖惩与报酬、调动(包括入职、内部调度与离职)几个部分，忽略了休假、员工晋升与发展等员工非常关心的部分。其实，员工只有在看到个人的发展与收获时，才有可能根据工作要求进行自我约束，才有可能全身心地投入工作，完全依靠高压政策来控制员工行为的制度是缺乏人文关怀的，注定要付出更高的管理成本。因此，建议中小企业在确定这部分的次级框架时，一定要将员工的晋升与发展、员工福利等内容包含进去。
不容忽视的?附则?
这部分比较简单，主要是对一些未尽条款的补充说明，包括本手册的有效性、本手册的解释权、本手册的修订、未尽事宜的参照办法、保密原则、员工签收确认函等。中小企业在确定这部分内容时，经常忽视?员工签收确认表?这部分，然而，员工签收是保证员工手册合法及有效落实的～项重要措施，同时也是企业已经将相关政策告知员工的一项书面证明，因此，建议中小企业在确定?附则?的次级框架时务必将员工签收确认函作为一个子项目。
第二步：填内容
在确定了员工手册的基本框架及次级框架后，下一步就是对照具体的框架，填写内容。完成这项工作时，企业人力资源部要通过与相关部门的充分沟通，来调动和发挥相关部门的专业性，与其***同完成员工手册内容的草拟。其中，?写在前面的话?的内容可以由人力资源部编写，然后交给总经理或董事长审批、签字，也可以由总裁办编写，然后交给总经理或董事长审批、签字，具体由公司的权限特征与董事长或总经理的管理风格确定;?公司概述?部分，通常交由负责对外形象宣传的部门负责，一般由市场部、企管部或行政部草拟;?行为规范?、?特殊职业要求?和?员工管理制度?及?附则?，一般由人力资源部草拟，但人力资源部可以协调相关部门提供相应的制度文本与要求。填写完成整个员工手册后，人力资源部对整个手册的内容进行认真审核，有疑问或错误的地方，及时与相关部门或责任人沟通确认。
在这一环节中，中小企业最容易、也最常犯的错误就是?闭门造车?，人力资源部独自完成员工手册所有内容的编写工作，并直接交总经理或董事长审批后发行，结果往往出现相关部门拿着员工手册找总经理投诉的现象。因此，建议中小企业在完成?填内容?这项工作时，切忌闭门造车，一个部门独自完成所有工作，一定要与相关部门和人员进行充分的沟通，一方面是要发挥他们的积极性与专业性，另一方面，也要让他们获得参与感与***同完成这项任务的成就感。
第三步：审语言
企业在编写员工手册时，在语言方面通常会遇到以下问题：
语言风格过分苛刻
例如一家制衣企业员工手册的?写在前面的话?写道，?欢迎你加入成为我们的一员员工手册就是一部法律手册，你必须严格遵守手册的每项条款，否决将会收到对应的处罚，严重者直接辞退?。这样的言辞明显地暴露了对员工的不尊重，必定招致员工的反感甚至敌对，又何谈心甘情愿地遵照执行呢。
表述拖沓，不易理解
例如一家不锈钢网架制造企业员工手册中这样写道，?上班前酗酒影响工作、工作时间酗酒、妨碍公司正常工作秩序、妨碍公司正常生产秩序、妨碍正常生活秩序及其他有碍于公司保安工作的员工，将被禁止上班?
项目之间缺乏条理性或逻辑性
例如家酒店员工手册的?行为规范?部分这样写道，?3.1员工必须恪尽职守，令行禁止，不谋私利，努力工作，勤奋上进，培养廉洁自律、友爱团结、互谅互助的团队精神。3.2员工应热爱公司，珍惜公司的形象和荣誉，不得3.3员工应严格遵守公司制定的各项规章制度，如有违反将3.4工作时间不准擅离岗位、串岗闲谈、戏耍、做私活、办私事、会亲友、打私人电话3.5员工应该服从领导听指挥，不得3.6提倡精神文明，讲礼貌307员工应保持工作区域，设备、仪器和工具箱柜的整洁完好?这几条?行为规范?之间看不出任何的逻辑线索，而且有些条款还存在一定的重复。
因此，建议中小企业在完成?填内容?部分时，一定要从以下几个方面对员工手册进行语言的审核
(1)从语言风格上，审核员工手册是否与公司倡导的企业文化相吻合，通常来说，?写在前面的话?的部分，应该保证语言风格的轻松并充满感情，?公司概述?部分，应保证语言风格的激昂与客观，对?行为规范特殊的职业要求?和?员工管理制度?及附则部分，应保证语言风格的客观、严谨;
(2)从用词与表述的方式上，审核员工手册的表述是否简洁流畅，是否易懂易记，去掉多余的表述，避免过多的长句，
(3)从整体的逻辑性与条理性上，审核员工手册每项内容之间的条理性，以及各项内容之间表述的逻辑性。
第四步：审合法
在完成语言审核后，下一步的重要工作就是审核员工手册内容的合法性。审核员工手册的合法性通常从以下几个方面开展。
内容上是否与国家的相关法律相冲突
《劳动合同法》明确规定，?用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。?然而，目前我国许多中小企业往往忽视对相关法律的重视，而是强制推行公司的相关规定，这样做会存在较大的法律风险。因此，中小企业在制定员工手册时，必须充分考虑相关法律条款，有条件的企业最好将员工手册交公司内部负责法务的人员或外部法律顾问审核。
相关制度的制定程序是否合法
《劳动合同法》明确规定：?用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。?此前，我国的中小企业出台相关制度的程序大部分都不符合相关法律的规定，因此，建议中小企业以后在制定员工手册及相关制度时，必须按照相关程序执行，并在每个阶段做好相关的文本记录并保存，做到有据可查，避免因为程序的不合法而承担不必要的风险。
员工手册发布途径是否合法
《劳动合同法》明确规定，?用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。?目前，中小企业在这方面做得仍存在许多遗漏，经常出现员工受到相关惩罚时说公司没有告知其相关制度的现象，出现这种现象有两方面的原因，一方面可能是公司确实没有告知或公示给员工，另一方面可能公司确实告知过员工但员工在故意耍赖。但即使是员工在故意耍赖，由于公司不能证明告知过员工，也会在仲裁或法院辩护中败诉。因此，建议中小企业在系统地完成员工手册的编制与审核后、正式公布之前，应采取会议传达、文件传阅、问卷调查等方式，使员工熟悉员工手册的具体内容，并提出个人意见，在向员工发放最终版本的员工手册时，一定要让员工填写《签收确认函》，企业一定要保存好相关的记录、意见和《签收确认函》等。
对中小企业来说，一个成熟、有效的员工手册是一项?投入一分，收益十分?的人力资源管理措施，因此，希望本文的?一定框架?、?二填内容三审语言四审合法?的?四步法?能够帮助中小企业编制出一套相对合理有效的员工手册，并希望中小企业能够通过签收确认、集中培训、集中测试、奖惩、定期培训、不定期检查等措施，将员工手册的内容真正内化为员工的行为习惯，从而提高员工的职业素养与工作效率，使员工成为企业的合格员工。
《培训手册》基础培训：包括素质培训(《员工手册》培训、行文培训、礼仪知识、法律知识、时间管理、沟通技巧、健康辅导)及流程培训(《技术手册》、《项目手册》、《贯标手册》、协同设计)。
专业培训：包括专业基础培训(《制图标准》、专业基础知识、常用规范及标准、新规范新标准、常用软件应用、建筑考察)及岗位培训(《校审手册》、技术及项目管理岗位职责、案例分析)。
员工手册的基本内容1、企业形象或员工形象
2、员工管理规程
3、人事管理规则
4、员工出勤管理办法
5、员工教育培训规程
6、新进员工考选办法
目录
一、员工守则
二、规章制度
1、劳动人事管理制度
2、机关管理制度
3、财务管理规定
4、工资分配办法
5、常设会议及议事制度
6、自学制度
7、安全文明生产准则
8、安全生产制度
9、综合治理工作制度
10、消防安全责任制度
三、岗位职责
1、院长岗位职责
2、书记岗位职责
3、副院长岗位职责
4、副院长岗位职责
5、办公室工作职责
6、办公室主任岗位职责
7、档案员岗位职责
8、小车司机岗位职责
9、财务室工作职责
10、财务主任岗位职责
12、主管会计岗位职责
13、出纳员岗位职责
14、综合业务室工作职责
15、业务主任岗位职责
16、勘测设计员岗位职责
四、常设领导小组