秘书的通讯工作:现代通讯事务
(一)传真
(二)电传
(三)电脑网络通讯
[案例]:年轻的朋友们,小王秘书的做法是否值得我们的借鉴呢?
小王是某外资公司秘书。一次,他不小心误拆了法国总经理的私人信件。而且这里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私,这可如何是好呢?
小王当时想,事情既然已经发生了,就要勇于面对,不可藏匿不交,更不可私自拆毁。误拆信件只是工作事故,而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。当务之急是先解决问题,然后再分析原因。于是他紧急采用了如下步骤:
第一, 发现误拆,当即停止阅读,并保证不把已看到的内容告诉任何人。
第二, 把信纸按原样折叠好,放回信封。
第三, 取一张便士贴,上面写上:Sorry, opened by mistake,并签上自己的姓名。然后将这张便士贴粘在信封上。
第四, 在每天规定的呈送邮件的时间里,把这封错误开拆的信放在其他邮件中间,一并送入总经理室。如办公室无人,当面向总经理道歉。若办公室有其他人在,则过后道歉。
通过这一方式,小王虽然受到了总经理的严厉批评,但最后也得到了总经理的谅解。事后,小王及时总结经验教训。小王承认,发生误拆信笺的事情,主观上是自己工作不认真、太大意所致,今后要增强工作的责任心,以避免类似事情的发生。客观上,是来信人没有按照一定的规范表明私人信件。这需要学习识别哪些是没有标明性质的私人信件。小王得出如下经验:一是留意哪些人经常给总经理写私信,那么这些人的来信即便没有标明信件的性质,也不会贸然误拆了。二是学会辨别公务信件和私人信件的差别。一般,公务信件是打印的,而私人信件是手写的,公务信件的信封是白色的,私人信件的信封是多种颜色的,公务信封往往印有单位的名称和地址,而私人信封往往是公开出售的。三是当拿不准是公务信件还是私人信件的时候,请领导来定夺。